Kita maklum bahwa pekerjaan proyek memiliki kompleksitas sangat tinggi yang menghasilkan banyak tugas yang melelahkan. Seringnya proyek menghadapi masalah berat, membuat kondisi menjadi lebih sulit. Sehingga “to do list” tidak hanya wajib, namun juga harus tepat dan efektif termasuk mekanismenya. Postingan kali ini berusaha membantu mereka.
Penulis telah cukup lama mencoba mengembangkan suatu “manajemen tugas” dalam rangka membuat aktifitas sehari-hari dalam bekerja di proyek konstruksi menjadi lebih efektif dalam rangka mengurangi tingginya tingkat lembur yang melelahkan. Dan, kali ini telah didapat suatu konsep sederhana yang cukup membantu yang akan menjadi rekomendasi atas manajemen tugas di proyek.
Penulis beranggapan bahwa daftar tugas dalam bentuk “to do list” sudah menjadi keharusan bagi karyawan proyek konstruksi. Walaupun masih ada saja yang mbalelo mengandalkan ingatan yang sejujurnya tidaklah terlalu kuat. Penulis telah menerapkan ini dan cukup berhasil walaupun perlu beberapa penyempurnaan dan konsistensi dalam pelaksanaannya.
Namun list saja tentu tidak cukup, diperlukan suatu sistem dan format agar menjadikan list tersebut menjadi powerful. Setelah banyak melakukan trial dan review, berikut rekomendasi manajemen sederhana atas tugas bagi personil proyek. Semoga membantu.
A. Acuan Target
List tugas haruslah mengacu pada suatu target. Dimana target ini harus sama tiap personil proyek. Sehingga diperlukan alat sebagai pemersatu target yaitu Monthly Project Objectives. Dalam dokumen ini berisi target-target utama proyek yaitu TIME, COST, QUALITY. Dapat ditambahkan pula target utama lainnya seperti SAFETY, FINANCIAL, dan TEAMWORK. Ini sangat tergantung dari jenis dan kondisi proyek.
Penulis sendiri bahkan menggabungkan Monthly Project Objectives dengan konsep Critical Succes Factors (CSF’s) dan Problem Solving/ Strategies. Ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan detil kepada personil proyek. Project objective haruslah bersifat umum, sederhana, dan mudah dipahami. Berikut format atas Monthly Project Objectives tersebut:
B. Program Kerja
Setelah ada monthly project objectives, maka dapat dibuat Monthly Program. Sesuai namanya, program ini dibuat secara bulanan. Penulis mengembangkan format program ini dengan menggabungkannya dengan beberapa konsep dan fitur di bawah ini:
- Konsep WBS. Disini diaplikasikan konsep WBS pekerjaan. Disarankan untuk menggunakan tingkat detil WBS level 2 atau WBS level 3 yang tergantung dari posisi dan jabatannya. Jika posisinya adalah project manager, maka sebagian besar akan berupa project management.
- Konsep KPI. Konsep KPI (Key Performace Indicator) yang dimaksud disini adalah KPI hasil breakdown atau turunan dari target pada project main objective. KPI penting sebagai motivasi dan kontrol pejabat proyek tersebut.
- Konsep Problem Solving. Dalam hal ini yang utama yang dimasukkan adalah RCA/ potential problem dan strategi. Harapannya tiap personil mampu untuk mengetahui akar masalah yang terjadi dan atau mampu untuk mendeteksi sejak awal atas potensi masalah yang akan terjadi.
- Fitur Back-up plan. Penulis merasa bahwa perlu bagi personil untuk melakukan antisipasi atas tidak berhasilnya suatu pekerjaan yang menjadi tugasnya. Fitur ini akan membantu personil dalam mencapai target KPI nya.
- Fitur Priority. Fitur prioritas yang dijadikan pedoman adalah konsep dampak vs tingkat kesulitan. Konsep ini akan membantu personil dalam menetapkan prioritas yang benar atas banyaknya pekerjaan yang dilakukan.
- Fitur Assistant. Fitur ini apabila personil adalah pejabat proyek atau memiliki staf. Konsep ini membantu dalam hal kontrol distribusi tugas.
- Fitur Target. Fitur ini adalah fitur target waktu penyelesaian tugas. Akan berguna untuk mendistribusikan load tugas sehingga menghindari tumpukan tugas dalam waktu tertentu. Target diisi dengan satuan minggu/ pekan untuk memudahkan menentukan target waktu.
- Fitur Status. Fitur ini secara sederhana berupa open, progress, closed, cenceled, pending. Tujuannya jelas untuk memudahkan dalam monitoring pekerjaan.
- Fitur filter. Fitur ini memudahkan dalam memfilter daftar tugas dalam rangka kontrol atau manajemen tugas.
C. Mekanisme
Project Main Objectives dibuat di awal pelaksanaan proyek dan diupdate tiap bulan dalam bentuk Monthly Project Objectives yang berisi target-target yang menjadi sasaran antara menuju sasaran utama proyek yang ada dalam Project Main Objective. Sasaran antara ini akan memudahkan proyek dalam melihat dan berusaha mencapai target utama proyek. Monthly project objective dibuat oleh project manager dan dapat dibantu oleh key personil yang dibuat sebelum awal bulan dengan cara review pencapaian target bulan lalu dan memperhatikan project main objective.
Monthly program dibuat mengacu pada monthly project objectives. Dibuat tiap akhir bulan dengan mereview pencapaian monthly program bulan sebelumnya. Disarankan untuk dibuat oleh semua personil inti proyek dengan urutan yang lebih dulu membuat adalah project manager – Key Personil – Personil Inti. Hal ini karena program atasan menjadi pedoman tambahan personil di bawahnya agar program menjadi selaras. Program ini direview secara mingguan diakhir minggu atau sebelum mulai bekerja di awal minggu.
Penulis menyarankan agar item tugas dalam daftar tidak terlalu banyak sekitar 30-40 item tugas dengan tujuan fokus dengan cara menggabungkan beberapa item tugas menjadi satu tugas yang efektif. Sehingga penting untuk membuat satu aktifitas yang dapat memenuhi lebih dari satu target atau beberapa aktifitas. Hal ini agar aktifitas dalam program tersebut menjadi sangat efektif.
D. PM’s Monthly Program
Khusus untuk Project Manager, monthly program akan bersifat umum dengan wujud program sebagaian besar adalah project management sesuai dengan project life cycle (Initiation – Planning – Executing – Monitoring – Closing).
Tiap bulan PM harus melakukan updating project main objective dan PM’s monthly program. Disarankan di akhir bulan kira2 H-3. Hal ini agar pejabat di bawahnya dapat menjadikan project main objective dan PM’s Monthly Program sebagai acuan dalam membuat monthly program mereka.
Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com
Sekian postingan kali ini, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua dalam dunia proyek. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa mendapat manfaatnya. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih.
