Strategi Mengatasi Konflik Dalam Proyek

Konflik pasti tidak diinginkan terjadi namun hampir tak mungkin tak terjadi. Konflik mulai berpotensi terjadi saat orang mulai berinteraksi dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Perbedaan background, skill, pendidikan, pola pikir atau cara pandang tiap orang berperan dalam memicu konflik. Konflik tidak hanya di proyek, tapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Mengatasinya harus dimulai dengan memahami konflik itu sendiri, identifikasi, analisa, dan menentukan resolusinya. Dalam artikel ini diusulkan cara untuk menemukan resolusi konflik.

Sumber konflik di proyek adalah semua stakeholder (Project Manager, Project Team, Sponsor, Owner, Consultant, Supplier, Subcontractor, dan lain-lain). Beberapa penyebab konflik yang biasa terjadi di proyek adalah:

• Ketidak-cocokan tujuan.
• Sumberdaya yang terbatas.
• Hubungan struktural organisasi.
• Perbedaan individual.
• Masalah komunikasi.

Dalam menyelesaikan dan mengelola konflik, Project Manager harus memahami kategori konflik. Adapun kategori konflik adalah sebagai berikut:

1. Konflik orientasi tujuan: berhubungan dengan hasil akhir, performa spesifikasi dan kriteria, prioritas, dan obyektif.
2. Konflik administratif: berhubungan dengan struktur manajemen, filosofi dan teknik, dan terutama pendefinisian tanggung jawab dan otoritas tugas, fungsi dan keputusan.
3. Interpersonal Konflik: merupakan hasil dari perbedaan dalam etika bekerja, cara bekerja, egoisme, dan kepribadian dari tiap orang yang terlibat.

Suatu survey telah menunjukkan ranking atas jenis konflik yang terjadi di proyek, lihat pada tabel berikut:

Pengalaman selama mengerjakan proyek, lebih mendekati pada ranking yang disusun oleh Posner. Hanya saja aspek cost rasanya lebih tinggi daripada Schedule. Mungkin hal ini disebabkan oleh semakin majunya teknologi atau metode pelaksanaan yang dapat mempercepat pelaksanaan proyek namun disisi yang lain, terjadi peningkatan tingkat persaingan bagi kontraktor. Bagi Owner swasta, tentu saja semakin memahami seluk beluk biaya proyek sehingga berusaha mendapatkan keuntungan yang lebih besar dengan menekan harga proyek. Pada proyek pemerintah, terdapat beberapa sebab masalah biaya menjadi dominan. Peraturan yang ada condong memilih penawar terendah. Lalu dengan intensifnya pemeriksaan keuangan oleh BPK atau BPKP, menyebabkan pihak pemilik menjadi sangat berhati-hati terhadap masalah biaya. Hal ini tentu saja harus diteliti dengan lebih lanjut.

Konflik tentu saja harus dikelola dengan baik sehingga mendapatkan kondisi atau level konflik yang optimal dimana akan menghasilkan performa yang maksimal. Mengatasi konflik dalam rangka pengelolaan tersebut telah dilakukan pendekatan-pendekatan berdasarkan referensi. Ada beberapa cara atau style dalam manajemen konflik menurut Blake dan Mouton, yaitu sebagai berikut:

1. Withdrawing/ Avoiding: Menghindari sumber potensi konflik yang akan berdampak konflik tidak terselesaikan.
2. Smoothing/ Accomodating: Menekankan pada area kesepakatan daripada area perbedaan yang berdampak pada solusi jangka pendek.
3. Compromizing: Mencari dan tawar-menawar yang membawa pada beberapa tingkat kepuasan semua pihak yang berdampak pada penyediaan penyelesaian yang definitif.
4. Forcing: Memaksa satu sudut pandang dengan biaya pihak lain, menawarkan solusi win-lose. Ini menghasilkan pada perasaan tidak nyaman yang mungkin akan terjadi pada bentuk yang lain.
5. Collaborating: Menggabungkan beberapa cara pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda yang membawa konsensus dan komitmen. Ini menghasilkan resolusi jangka panjang.
6. Confronting/ Problem solving: Penanganan konflik sebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan memeriksa alternatif, persyaratan yang diberikan dan mengambil sikap dan membuka pembicaraan. Ini menghasilkan resolusi yang maksimum.

Dalam menghadapi konflik, Project Manager harus mampu mendapatkan conflict resolution yang tepat. Untuk mendapatkannya, Project Manager harus melakukan hal sebagai berikut:

• Analisa dan evaluasi teknik resolusi konflik.
• Memahami dinamika penanganan konflik dua pihak.
• Memilih pendekatan resolusi konflik yang terbaik (Win-win solution).

Untuk mendapatkan resolusi konflik yang terbaik, harus dilakukan tinjauan pada beberapa aspek. Vijay K.V dan Harold Kerzner menyampaikan aspek-aspek yang harus dikaji. Aspek-aspek tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu tujuan konflik, kemampuan lawan, kondisi waktu, hubungan (relationship), tingkat keyakinan kebenaran, dan hal yang dipertaruhkan. Berikut ini adalah strategi resolusi konflik yang direkomendasikan berdasarkan referensi yang ada. Strategi itu seperti yang telah disebutkan adalah:

1. Confrontation/ Collaboration,
2. Compromizing,
3. Accomodation/ Smoothing,
4. Forcing, dan
5. Avoiding.

Untuk mendapatkan resolusi yang tepat, isilah kolom “kondisi” sesuai aspek yang dikaji. Resolusi yang didapat dijumlah. Kemungkinan akan ada beberapa alternatif resolusi. Buatlah penekanan untuk menentukan resolusi yang terbaik.

Suatu contoh pada proyek dengan Owner Swasta yang menerapkan back charge atas keterlambatan yang dinilai secara subyektif. Lalu proyek mengalami kerugian yang besar. Hasil pemetaannya adalah sebagai berikut:

Hasil penilaian menunjukkan resolusi konflik mengarah pada forcing dan compromizing. Mungkin ada baiknya untuk menggabungkan kedua cara tersebut karena memang situasi tidak akan pernah ideal untuk suatu resolusi konflik.

Sekian artikel kali ini, mudah-mudahan bisa membantu kita semua. Jangan lupa di share artikel ini kalau dirasa bermanfaat untuk yang lain. Jika ingin mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan pada notifikasi yang muncul saat pertama kali mengakses situs ini. Sekian dan semoga bermanfaat!