Beranda Manajemen Proyek Strategi Mengatasi Konflik Dalam Proyek

Strategi Mengatasi Konflik Dalam Proyek

91
0
BERBAGI
strategi mengatasi konflik
strategi mengatasi konflik

Konflik pasti tidak diinginkan terjadi namun hampir tak mungkin tak terjadi. Konflik mulai berpotensi terjadi saat orang mulai berinteraksi dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Perbedaan background, skill, pendidikan, pola pikir atau cara pandang tiap orang berperan dalam memicu konflik. Konflik tidak hanya di proyek, tapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Mengatasinya harus dimulai dengan memahami konflik itu sendiri, identifikasi, analisa, dan menentukan resolusinya. Dalam artikel ini diusulkan cara untuk menemukan resolusi konflik.

Sumber konflik di proyek adalah semua stakeholder (Project Manager, Project Team, Sponsor, Owner, Consultant, Supplier, Subcontractor, dan lain-lain). Beberapa penyebab konflik yang biasa terjadi di proyek adalah:

  • Ketidak-cocokan tujuan.
  • Sumberdaya yang terbatas.
  • Hubungan struktural organisasi.
  • Perbedaan individual.
  • Masalah komunikasi.

Dalam menyelesaikan dan mengelola konflik, Project Manager harus memahami kategori konflik. Adapun kategori konflik adalah sebagai berikut:

  1. Konflik orientasi tujuan: berhubungan dengan hasil akhir, performa spesifikasi dan kriteria, prioritas, dan obyektif.
  2. Konflik administratif: berhubungan dengan struktur manajemen, filosofi dan teknik, dan terutama pendefinisian tanggung jawab dan otoritas tugas, fungsi dan keputusan.
  3. Interpersonal Konflik: merupakan hasil dari perbedaan dalam etika bekerja, cara bekerja, egoisme, dan kepribadian dari tiap orang yang terlibat.

Suatu survey telah menunjukkan ranking atas jenis konflik yang terjadi di proyek, lihat pada tabel berikut:

Thamhain 1975 Posner 1986
Schedule Schedule
Prioritas Cost/ Budget
Sumberdaya Manusia Prioritas
Isu Teknis Sumberdaya Manusia
Isu prosedur Administratif Isu teknis
Kepribadian Kepribadian
Biaya Isu prosedur Administratif

Pengalaman selama mengerjakan proyek, lebih mendekati pada ranking yang disusun oleh Posner. Hanya saja aspek cost rasanya lebih tinggi daripada Schedule. Mungkin hal ini disebabkan oleh semakin majunya teknologi atau metode pelaksanaan yang dapat mempercepat pelaksanaan proyek namun disisi yang lain, terjadi peningkatan tingkat persaingan bagi kontraktor. Bagi Owner swasta, tentu saja semakin memahami seluk beluk biaya proyek sehingga berusaha mendapatkan keuntungan yang lebih besar dengan menekan harga proyek. Pada proyek pemerintah, terdapat beberapa sebab masalah biaya menjadi dominan. Peraturan yang ada condong memilih penawar terendah. Lalu dengan intensifnya pemeriksaan keuangan oleh BPK atau BPKP, menyebabkan pihak pemilik menjadi sangat berhati-hati terhadap masalah biaya. Hal ini tentu saja harus diteliti dengan lebih lanjut.

Konflik tentu saja harus dikelola dengan baik sehingga mendapatkan kondisi atau level konflik yang optimal dimana akan menghasilkan performa yang maksimal. Mengatasi konflik dalam rangka pengelolaan tersebut telah dilakukan pendekatan-pendekatan berdasarkan referensi. Ada beberapa cara atau style dalam manajemen konflik menurut Blake dan Mouton, yaitu sebagai berikut:

  1. Withdrawing/ Avoiding: Menghindari sumber potensi konflik yang akan berdampak konflik tidak terselesaikan.
  2. Smoothing/ Accomodating: Menekankan pada area kesepakatan daripada area perbedaan yang berdampak pada solusi jangka pendek.
  3. Compromizing: Mencari dan tawar-menawar yang membawa pada beberapa tingkat kepuasan semua pihak yang berdampak pada penyediaan penyelesaian yang definitif.
  4. Forcing: Memaksa satu sudut pandang dengan biaya pihak lain, menawarkan solusi win-lose. Ini menghasilkan pada perasaan tidak nyaman yang mungkin akan terjadi pada bentuk yang lain.
  5. Collaborating: Menggabungkan beberapa cara pandang dan wawasan dari perspektif yang berbeda yang membawa konsensus dan komitmen. Ini menghasilkan resolusi jangka panjang.
  6. Confronting/ Problem solving: Penanganan konflik sebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan memeriksa alternatif, persyaratan yang diberikan dan mengambil sikap dan membuka pembicaraan. Ini menghasilkan resolusi yang maksimum.

Dalam menghadapi konflik, Project Manager harus mampu mendapatkan conflict resolution yang tepat. Untuk mendapatkannya, Project Manager harus melakukan hal sebagai berikut:

  • Analisa dan evaluasi teknik resolusi konflik.
  • Memahami dinamika penanganan konflik dua pihak.
  • Memilih pendekatan resolusi konflik yang terbaik (Win-win solution).

Untuk mendapatkan resolusi konflik yang terbaik, harus dilakukan tinjauan pada beberapa aspek. Vijay K.V dan Harold Kerzner menyampaikan aspek-aspek yang harus dikaji. Aspek-aspek tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu tujuan konflik, kemampuan lawan, kondisi waktu, hubungan (relationship), tingkat keyakinan kebenaran, dan hal yang dipertaruhkan. Berikut ini adalah strategi resolusi konflik yang direkomendasikan berdasarkan referensi yang ada. Strategi itu seperti yang telah disebutkan adalah:

  1. Confrontation/ Collaboration,
  2. Compromizing,
  3. Accomodation/ Smoothing,
  4. Forcing, dan
  5. Avoiding.

Loading...

Untuk mendapatkan resolusi yang tepat, isilah kolom “kondisi” sesuai aspek yang dikaji. Resolusi yang didapat dijumlah. Kemungkinan akan ada beberapa alternatif resolusi. Buatlah penekanan untuk menentukan resolusi yang terbaik.

Suatu contoh pada proyek dengan Owner Swasta yang menerapkan back charge atas keterlambatan yang dinilai secara subyektif. Lalu proyek mengalami kerugian yang besar. Hasil pemetaannya adalah sebagai berikut:

Deskripsi Situasi Kondisi (1) (2) (3) (4) (5)
Tujuan
Kedua pihak saling ingin mendapatkan hasil (hasil kamu bisa lebih) √
Kedua pihak harus menang √ √
Untuk mencapai suatu tujuan tertentu √
Untuk mendapatkan status atau mendemonstrasikan kekuatan posisi √ √
Solusi sementara pada isu kompleks & back up jika kolaborasi gagal √
Sasaran utama adalah pelajaran √
Untuk mendapatkan komitmen & menciptakan basis kekuatan umum √
Ketika kamu tidak akan mendapatkan apapun jika tidak bertindak √ √
Untuk mengurangi biaya √ √
Kemampuan Lawan
Kemampuan lawan biasa saja √
Ketika lawan lebih lemah √
Ketika lawan sama kuat √
Jika lawan lebih kuat / kamu tidak dapat menang √ √ √
Jika kamu percaya diri terhadap kemampuan lawan √
Ketika kemampuan saling melengkapi √
Kondisi Waktu
Jika waktu cukup √
Jika waktu tidak cukup & kondisi terpaksa √ √
Untuk mendapatkan waktu √ √
Ketika menang karena keterlambatan √
Jika suatu keputusan harus segera dibuat √ √
Ketika masalah akan selesai dengan sendirinya √
Relationship
Jika ada kepercayaan √
Untuk menjaga hubungan baik √ √
Jika hubungan baik sudah tidak penting √ √
Untuk menjaga keharmonisan, kedamaian dan kebijakan √
Untuk menghindari kesan ”fighting” √
Untuk menjaga situasi netral / reputasi atau membuat lawan bingung √
Ketika pertanggung jawaban terbatas √
Ketika sadar permainan telah dimulai √ √
Tingkat keyakinan Kebenaran
Ketika tidak yakin jika benar √
Ketika Anda yakin benar √ √
Ketika tingkat penerimaan tidak penting √ √
Ketika sudah ada solusi yang memadai √
Hal yang dipertaruhkan
Hal yang dipertaruhkan tinggi atau prinsip penting yg dipertaruhkan √ √
Pertaruhan tinggi, tapi sedang tidak siap √
Hal yang dipertaruhkan adalah moderat √
Hal yang dipertaruhkan adalah kecil √ √
Ketika kamu akan kehilangan segalanya √ √
Total 1 3 1 6

Hasil penilaian menunjukkan resolusi konflik mengarah pada forcing dan compromizing. Mungkin ada baiknya untuk menggabungkan kedua cara tersebut karena memang situasi tidak akan pernah ideal untuk suatu resolusi konflik.

Sekian artikel kali ini, mudah-mudahan bisa membantu kita semua. Jangan lupa di share artikel ini kalau dirasa bermanfaat untuk yang lain. Jika ingin mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan pada notifikasi yang muncul saat pertama kali mengakses situs ini. Sekian dan semoga bermanfaat!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here