10 Kesalahan Kontraktor yang “Kronis”

Selama berkecimpung di dunia proyek konstruksi sebagai praktisi, ditemukan beberapa kesalahan yang sering dilakukan oleh kontraktor proyek konstruksi yang berujung pada kegagalan proyek berupa keterlambatan, kerugian dan mutu yang jelek. Dimana hampir semuanya bersifat kronis atau telah lama terjadi secara berulang.

Sebenarnya ada banyak kesalahan yang sering dilakukan, namun setidaknya ada 10 kesalahan yang paling sering dilakukan oleh Kontraktor yang bersifat “kronis” dan fatal. Kesalahan tersebut sepertinya tidak disadari dan belum dapat diatasi oleh kontraktor sehingga menyebabkan kontraktor tersebut selalu mengalami kesulitan dan kegagalan dalam melaksanakan proyek. Tentunya kondisi ini mesti dikoreksi dalam rangka pelaksanaan proyek jadi lebih baik.

1. Project Manager dengan leadership yang kurang memadai.

Teamwork adalah segalanya. Kesimpulan para project manager yang berhasil menyatakan bahwa bagaimanapun sulitnya proyek, akan dapat teratasi jika teamwork bagus dan solid. Banyak pula referensi ilmiah yang menyebutkan demikian. Lihatlah proyek yang berhasil, akan selalu dikerjakan oleh tim yang bagus. Salah satu faktor terpenting membentuk teamwork yang bagus hanyalah leadership. Di sinilah korelasi terkuat bahwa Project Manager yang memiliki leadership yang kuat, cenderung memiliki track record yang baik.

Banyak kontraktor yang tidak memahami hal ini. Project Manager hanya dinilai dan dipilih berdasarkan like and dislike. Tidak sedikit pula Project Manager dipilih hanya karena hard competencies tanpa melihat kemampuan leadership. Akibatnya tim proyek menjadi tidak terbentuk dengan baik bahkan terjadi konflik internal yang tak kunjung usai. Proyek menjadi tidak dilaksanakan sesuai rencana.

2. Kesalahan estimasi saat tender.

Fase tender adalah fase yang memegang peranan yang paling tinggi yang berdampak terhadap keberhasilan proyek. Pada fase ini kontraktor harus mampu merencanakan proyek dengan baik. Jika dalam project life cycle mengenal istilah planning, maka dalam konteks kontraktor, perencanaan saat tender adalah pra-planning yang ibarat membuat chip sebuah processor komputer. Kesalahan yang sering terlihat adalah kontraktor tidak membuat sistem tender yang memadai. Beberapa contoh adalah;

• Estimator yang tidak kompeten. Estimator seringkali karyawan yang dianggap gagal di proyek yang lalu ditempatkan pada bagian tender yang tentu saja kehilangan motivasi bekerja. Akibatnya proses estimasi tidak dilakukan dengan baik.
• Proses perhitungan tidak optimal dalam menggali potensi atau risiko serta strategi-strategi penting yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan proyek yang baik.
• Kondisi draft kontrak sering tidak dikaji terlebih dulu apalagi proyek pemerintah. Jarang melakukan cross-check atas beberapa dokumen yang sering berbeda satu dengan lainnya.
• Tidak melakukan site investigation yang memadai.

Kondisi ini diperparah bahwa pelajaran ini terputus karena tidak dilakukan pencatatan-pencatatan yang bisa menjadi lesson learn penting. Terlebih lesson learn tersebut cenderung melekat pada orang, bukan pada sistem. Sehingga pergantian personil atau pejabat tender, berarti akan mengulang kesalahan. Tak heran kejadian ini terjadi berulang kali.

3. Menganggap remeh kontrak.

Kontrak bisa dikatakan kitab suci dalam menjalankan proyek. Oleh kontraktor, kontrak sering hanya disimpan dalam laci hingga proyek selesai atau jika tidak pada saat proyek terlanjur mengalami masalah kontraktual. Kadang pula kontrak baru ditanda-tangani pada saat proyek hampir selesai dilaksanakan. Dampak akibat masalah kontrak ini merupakan yang terbesar terhadap biaya. Sehingga apabila kontraktor mengabaikan aspek kontrak, maka peluang menderita kerugian yang besar akan tinggi.

Personil yang menguasai kontrak secara benar pun bisa dihitung dengan jari. Pemahaman kontrak sering didapat dari mulut ke mulut, bukan dari dasar literatur yang benar. Peraturan yang adapun berbeda persepsi satu dengan lainnya alias tidak singkron. Alhasil, terjadi penyimpangan sistemik. Jika ingin cek, coba saja tanyakan definisi dan bagaimana seharusnya pelaksanaan kontrak lump sum pada beberapa orang termasuk konsultan dan auditor, hampir dipastikan jawabannya akan berbeda-beda. Inilah yang menyebabkan sering dispute dalam pelaksanaan kontrak yang begitu melelahkan. Jika kontraktor lemah dalam penguasaan kontrak, maka kontraktor akan dalam masalah yang besar.

4. Perencanaan sambil jalan.

Istilah ini rasanya cukup tepat untuk menyebut perencanaan ala kontraktor yang sering bermasalah dalam pelaksanaan proyeknya. Perencanaan pada saat awal kurang baik atau dilakukan setengah hati. Padahal masa awal proyek adalah masa “emas” untuk melakukan perencanaan yang matang. Perencanaan yang baik yang dilakukan pada awal proyek sebelum proyek dilaksanakan akan menentukan keberhasilan proyek.

Fase perencanaan adalah sangat menentukan. Pada fase ini, perencanaan yang telah dilakukan pada saat tender direview dan didetailkan. Proses perencanaan sendiri memang berjalan sejak awal proyek hingga proyek selesai. Namun porsi perencanaan harus lebih banyak di awal. Hal inilah yang tidak disadari oleh kontraktor. Akhirnya mereka melakukan perencanaan sambil jalan, sehingga menimbulkan masalah dalam pelaksanaannya sebagai akibat perencanaan yang tidak baik. Perencanaan sambil jalan ini sering menyebabkan mismatch yang berdampak pada produktifitas rendah yang berujung pada keterlambatan.

5. Manajemen risiko dipahami setengah-setengah.

Kontraktor pasti tahu apa itu risiko, tapi belum tentu tahu apa itu manajemen risiko, apalagi melaksanakannya. Mereka tahu ada risiko kenaikan harga, risiko cuaca buruk, risiko keterlambatan pelaksanaan. Namun mereka tidak tahu bagaimana menilai dan mengelola risiko-risiko yang mungkin akan terjadi. Akibatnya? Jelas risiko akan terjadi sesuai prediksi mereka tanpa melakukan langkah antisipasi yang memadai.

Kontraktor cenderung membuat cadangan keuntungan yang sebanyak mungkin untuk mengantisipasi risiko. Kadang-kadang dengan cara yang salah. Risiko ditangani pada saat risiko tersebut benar-benar terjadi. Padahal penanganan risiko yang telah terlanjur terjadi membutuhkan biaya yang tidak sedikit dan bisa saja membuat proyek mengalami kegagalan fatal jika risiko yang terjadi adalah risiko yang berdampak sangat besar. Seberapa besar cadangan yang ada, biasanya selalu kurang. Fokus hanya pada membuat cadangan dan tidak melakukan pengelolaan risiko adalah kesalahan yang turun-temurun di kontraktor kita.

6. Pemahaman komunikasi yang keliru.

Komunikasi yang dimaksud di sini adalah komunikasi yang harus dilakukan dalam rangka memastikan informasi diterima dengan baik. Banyak sekali kontraktor yang tidak menyadari pentingnya aspek ini, padahal proyek konstruksi melibatkan begitu banyak pihak dengan hubungan yang cukup rumit. Sehingga arus informasi harus dikelola dengan hati-hati. Seringkali informasi penting disampaikan dengan cara yang tidak tepat, sehingga informasi datang terlambat, dipahami sepotong-potong, bahkan salah persepsi. Komunikasi juga sering dilihat dan dipahami sebagai komunikasi langsung seperti fasilitas telepon, HP, HT, dan lain-lain. Project manager masih menganggap bahwa dengan memenuhi fasilitas tersebut berarti telah memenuhi aspek komunikasi proyek. Banyak kerancuan pemahaman yang terjadi. Sumbernya hanya satu yaitu pemahaman manajemen komunikasi yang lemah oleh kontraktor Padahal komunikasi proyek haruslah meliputi;

• Bagaimana meeting efektif dilaksanakan,
• Kapan harus membuat surat penting,
• Apa saja, kapan, dan bagaimana laporan harus dibuat dan didistribusikan,
• Bagaimana model presentasi yang tepat,
• Bagaimana distribusi dokumen penting proyek,
• Bagaimana perubahan update dokumen tersebut didistribusikan,
• Bagaimana menyampaikan suatu instruksi yang dapat dipahami secara seragam oleh personil lain yang terkait, dan lain-lain.

7. Critical Success Factors (CSF’s) Proyek tidak dipahami.

Critical success factors (CSF’s) proyek adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan proyek/ project success. Kontraktor jarang mengetahui tentang hal ini. Sehingga proyek sulit mencapai target yang ditentukan atau menjadi tidak berhasil. CSF’s bisa berupa detail gambar yang baik, financing yang memadai, tersedianya jalan akses sementara sejak awal proyek, kualitas tenaga finishing yang baik, penanganan cuaca yang memadai, dan lain-lain. Ini sangat tergantung dengan karakter proyek yang unik. Tiap proyek akan memiliki CSF’s yang berbeda yang harus diidentifikasi dan dikelola sejak awal proyek.

Umumnya di Indonesia, lebih mengandalkan kemampuan problem solving (walaupun belum begitu baik). CSF’s disadari pada pertengahan jalan dan terlambat untuk mulai dikelola dengan baik. Kalaupun ada segelintir yang tahu, tapi belum dilakukan pengelolaan yang sistematis, sehingga proyek jarang yang berhasil dengan baik. Kondisi ini terjadi berulang kali hingga sekarang. Tak berlebihan jika penyebab utama karyawan proyek terlihat bekerja jauh lebih keras dari sektor lain adalah karena hal ini.

8. Hubungan stakeholder yang jelek.

Stakeholder proyek adalah Pemilik, Pengawas, Perencana dan Vendor. Mereka haruslah berada dalam satu kesepahaman yang sama bahwa mereka adalah bagian dari satu tim yang menentukan keberhasilan proyek. Sekat kepentingan harusnya dapat dinegosiasikan. Kontraktor sangat berkepentingan terhadap terbentuknya hubungan yang baik dengan semua stakeholder. Sedemikian kontraktor harus mampu berkontribusi positif dalam terbentuknya hubungan yang kondusif yang sangat membantu dalam hal kelancaran komunikasi proyek. Peran Project Manager sangat tinggi sebagai komunikator dan negosiator.

Kesalahan saat ini adalah kontraktor lemah dan kurang berkontribusi besar dalam terbentuknya teamwork tersebut. Kebuntuan komunikasi selalu dianggap sebagai suatu “permintaan” salah satu pihak, padahal tidaklah selalu demikian. Kesalahan lain adalah menganggap vendor sebagai pihak yang lebih rendah. Padahal tanpa vendor, kontraktor bukanlah apa-apa. Adapula yang salah kaprah yang mendekati vendor dengan maksud tertentu. Ini akan membuat posisi tim proyek akan lemah dalam mengendalikan vendor tersebut serta potensi hidden cost. Perlu diperhatikan prinsip ekonomi bahwa pengorbanan atau biaya sedikit-mungkin untuk mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya. Vendor cenderung menyambut baik indikasi ini untuk mendapatkan keuntungan lebih seperti prinsip ekonomi tersebut. Disadari atau tidak, tapi ini adalah fakta.

9. Rendahnya kedisiplinan.

Pekerjaan proyek konstruksi menuntut kedisiplinan tinggi. Hal ini karena dalam proses pelaksanaannya, banyak aspek yang harus dikendalikan. Kedisiplinan yang lemah akan menyebabkan ikut lemahnya proses-proses dalam mengerjakan proyek. Sebagai contoh adalah kedisiplinan melakukan review schedule tepat waktu, monitoring hal-hal yang sudah direncananakan, disiplin mencapai target tertentu, mengelola administrasi kontrak, mencatat kejadian penting atau hal-hal yang harus dilakukan dalam bentuk list sederhana, dan lain-lain.

Ketidakdisiplinan ini akan membuat monitor realisasi schedule tidak berjalan dengan baik, lemahnya dokumentasi, keterlambatan akibat proses administrasi kontrak yang terlambat, kehabisan waktu untuk menyelesaikan masalah, dan lain-lain. Lebih lanjut hal ini akan menyebabkan proyek menjadi menjadi kurang terkendali dengan baik.

10. Keserakahan.

Kesannya jelek, tapi ini benar terjadi. Cukup banyak kejadian di proyek yang akar permasalahannya adalah keserakahan. Uang memang membuat orang menjadi lupa dengan yang lain. Termasuk lupa bahwa constraint proyek adalah tidak hanya uang atau biaya, tapi juga waktu, kualitas, dan safety. Contoh kejadiannya adalah:

• Orientasi mencari harga paling murah tanpa peduli schedule proyek.
• Menurunkan spesifikasi material dengan maksud mendapatkan harga lebih murah. Ini berpotensi kegagalan kualitas atau waktu pelaksanaan yang lebih lama.
• Tidak menempatkan personil yang kompeten dan dalam jumlah yang cukup untuk menghemat biaya overhead. Tapi berakibat kualitas pekerjaan yang kurang baik.
• Menahan uang yang harus diberikan kepada pihak lain. Ini akan menyebabkan kesulitan pendanaan yang berdampak pada slow down yang berpotensi keterlambatan proyek.
• Kecenderungan melihat biaya dalam jangka pendek, bukan dalam fungsi waktu.
• Tidak inovatif untuk mendapatkan efisiensi proyek yang benar.

Keserakahan umumnya berujung pada kegagalan proyek dimana proyek sering terlambat dengan mutu yang rendah. Sehingga harapan mendapatkan uang dalam jumlah banyak justru berbalik menjadi kerugian yang fatal.

Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com

Demikian artikel kali ini mengenai 10 Kesalahan Kontraktor yang “Kronis”, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa mendapatkan ilmunya. Untuk mengikuti perbaruan situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terimakasih.