Beranda Manajemen Proyek Definisi Pelelangan atau Tender Dalam Proyek

Definisi Pelelangan atau Tender Dalam Proyek

3518
0
BERBAGI
Bantu support blog asdar.id agar bisa lebih berkembang lagi untuk membagikan ilmu pengetahuan secara gratis. Caranya yaitu dengan menyisihkan sedikit rejeki anda melalui laman donasi, klik DISINI. Semoga apa yang anda berikan bisa menjadi penolong di Akhirat kelak, Amin Ya Rabbal 'Alamin :-)
bagan alir proses pelelangan atau tender
bagan alir proses pelelangan atau tender

Sebagai bagian dari suatu rangkaian proyek pambangunan yang diselenggarakan pemerintah maupun lembaga swasta, dapat dikatakan bahwa pelelangan jasa konstruksi merupakan bagian sangat penting. Sebab, pada saat pelelangan tersebut panitia lelang dapat menilai kadar profesionalisme setiap peserta lelang sebagai calon penyedia jasa.

Pada saat pelelangan, panitia lelang akan menentukan banyak alternatif calon penyedia jasa pembangunan gedung, bangunan, jembatan, bendungan, infrastruktur atau utilitas publik lainnya.

Singkatnya, dari peristiwa pelelangan akan dapat diketahui kapabilitas dan profesionalisme sebuah perusahaan jasa konstruksi. Tetapi ada yang masih belum mengetahui apa itu lelang dan seperti apa prosesnya. Maka dari itu pada postingan kali ini akan dijelaskan materi dari sudut pandang definisi sampai dengan sumber hukum dari pelelangan itu.

Definisi Pelelangan atau Tender

Pelelangan atau tender adalah suatu proses kegiatan penawaran pekerjaan yang ditawarkan oleh pemilik proyek (owner) kepada rekanan (kontraktor), yang bertujuan untuk memilih salah satu pelaksana pekerjaan yang memenuhi syarat.

Pelelangan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/ jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyediaan barang/ jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat sehingga terpilih penyedia terbaik (Wulfram I. Ervianto, manajemen proyek konstruksi hal 49).

Salah satu tahapan yang mutlak harus dilalui dalam proses pemilihan penyedia barang dan jasa pemerintah adalah tahapan pembukaan dokumen penawaran. Acara pembukaan dokumen penawaran dilakukan secara resmi dalam suatu acara yang disaksikan oleh semua peserta lelang karena dokumen tersebut merupakan penentu dalam persaingan pemilihan penyedia barang/ jasa pemerintah. Acara pembukaan penawaran selalu menjadi perhatian semua peserta lelang karena dalam acara inilah panitia pengadaan barang/ jasa pemerintah membeberkan seluruh data-data yang terdapat dalam setiap dokumen penawaran kepada seluruh peserta lelang.

Dengan mengetahui setiap informasi yang terdapat dalam dokumen penawaran peserta lainnya, maka secara tidak langsung para peserta lelang dapat mengawasi panitia pengadaan barang/ jasa dalam melakukan proses evaluasi dokumen penawaran tersebut. Dengan demikian proses penentuan pemenang lelang menjadi terbuka dan bebas dari kecurangan. Karena itulah, meskipun tidak ada kewajiban untuk hadir dalam acara pembukaan penawaran, setiap peserta lelang selalu berusaha untuk hadir dalam acara tersebut.

Tata cara pembukaan dokumen, siapa saja yang diperkanankan hadir, serta dokumen apa saja yang harus dibuka pada acara tersebut telah diatur dalam Peraturan Presiden R.I nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah. Penggunaan tender pada suatu proyek merupakan salah satu proses untuk pengadaan kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan. Pelelangan dapat dilaksanakan setelah semua persiapan pembuatan rencana kerja telah selesai dikerjakan.

Melalui pelelangan diharapkan akan didapat biaya pelaksanaan seminimal mungkin serta hasil pelaksanaan pekerjaan yang dapat dipertanggung jawabkan dan tidak merugikan kedua belah pihak.

Jenis Pelelangan

Jenis pelelangan proses pengadaan barang atau jasa dalam proyek konstruksi yang menggunakan pelelangan dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu pelelangan langsung dan pelelangan terbatas. Pada prinsipnya, kedua macam pelelangan tersebut sama, hanya ada sedikit perbedaan dalam hal peserta lelang. Dalam pelelangan umum, semua penyedia jasa yang memenuhi syarat dapat ikut dalam pelelangan, sedangkan dalam pelelangan terbatas yang diizinkan ikut adalah penyedia barang/ jasa yang diundang oleh pengguna jasa.

Pemilihan macam pelelangan pada umumnya tergantung pada besar kecilnya bangunan, tingkat kompleksitas bangunan, besar/ kecilnya biaya bangunan, dan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan. (Wulfram I. Ervianto, manajemen proyek konstruksi hal 51).

Prinsip Dasar Pelelangan

Dalam tender terdapat dua pihak terkait, yaitu:

  1. Pihak Owner sebagai pihak yang melelangkan.
  2. Kontraktor sebagai pihak yang mengikuti pelelangan atau tender.

Proses pengadaan perusahan jasa konstruksi ini diatur oleh keputusan presiden terutama digunakan dilingkungan proyek pemerintah. Prinsip dasar pelelangan diharuskan diantaranya:

1) Efisiensi

Pengadaan barang/ jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

2) Efektif

Pengadaan barang/ jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan.

3) Terbuka dan Bersaing

Pengadaan barang/ jasa harus terbuka bagi penyedia barang/ jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/ jasa yang setara dan memenuhi syarat/ kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

4) Transparan

Berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/ jasa termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/ jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/ jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas dan umumnya.

5) Adil/ Tidak Diskriminatif

Berarti memberikan perlakuan yang sama bagi calon penyedia barang/ jasa yang tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apapun.

6) Akuntabel

Berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintah dan pelayanan masyarakat sesuai prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/ jasa. Pemilihan penyedia barang/ jasa pemborong/ jasa lainnya pada prinsipnya dilakukan melalui metode pelelangan umum.

Cara Pelelangan

Pelelangan berdasarkan keputusan Presiden No.54 Tahun 2010, dibagi menjadi beberapa cara, antara lain:

1) Pelelangan Umum

Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang atau Pekerjaan Konstruksi atau Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang atau Pekerjaan Konstruksi atau Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.

2) Pelelangan Terbatas

Pelelangan terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.

3) Pelelangan Sederhana

Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/ Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

4) Pemilihan Langsung

Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

5) Penunjukan Langsung

Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/ Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/ Jasa.

6) Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang atau Jasa langsung kepada Penyedia Barang atau Jasa, tanpa melalui pelelangan atau Seleksi atau Penunjukan Langsung. Pengadaan langsung dapat dilakukan bertahap terhadap Penyedia Barang atau Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dengan ketentuan sebagai berikut:

Adapun prosedur pelelangan yaitu:

a) Pengumuman dari pemberi tugas pada rekanan untuk ikut prakualifikasi. Pengumuman tersebut berisi antara lain nama, lokasi dan jenis proyek serta jadwal prakualifikasi melalui surat kabar nasional atau di tempat-tempat penting yang biasa diketahui khalayak ramai.

b) Perusahaan yang berminat mendaftarkan diri dan melakukan permohonan untuk mendapatkan dokumen prakualifikasi yang berisi antara lain struktur organisasi rekanan, pengalaman, sarana yang dimiliki, keadaan keuangan dan lain-lain.

c) Bila dokumen prakualifikasi sudah diisi oleh rekanan dan dikembalikan pada pemberi tugas, kemudian dianalisis oleh pemberi tugas dan ditentukan rekanan yang lulus prakualifikasi dan diadakan pengumuman pada rekanan yang lulus prakualifikasi.

d) Perusahaan yang dinyatakan lulus pada proses prakualifikasi memberikan Berita Acara Penjelasan Pekerjaan (Anwijzing) yang berisi surat undangan lelang, syarat-syarat mengikuti pelelangan, syarat-syarat umum kontrak, spesifikasi, jadwal, informasi tambahan, gambar-gambar rencana, daftar volume pekerjaan, daftar isian tender dan lain-lain.

e) Penjelasan pekerjaan berupa rapat penjelasan dan peninjauan lapangan.

f) Pemasukan penawaran diikuti pelelangan pada hari dan jam yang telah ditetapkan.

g) Evaluasi atas penawaran yang dimasukan oleh penawar dan keputusan atas penawar yang paling meyakinkan keputusan tersebut diumumkan ke seluruh penawar yang turut serta dalam proses pelelangan.

h) Setelah didapat satu pemenang tersebut diberikan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Pelaksanaan Lapangan (SPL).

7) Swakelola

Pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan di awasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri atau upah borong tenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh pangguna barang/ jasa, instansi pemerintah, kelompok masyarakat/ lembaga swadaya masyarakat penerima hibah. Jenis pekerjaan yang memungkinkan dilaksanakan secara swakelola diantaranya adalah:

  1. Pekerjaan yang bertujuan meningkatkan kemampuan teknis sumber daya manusia instansi pemerintah yang bersangkutan.
  2. Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi instansi pengguna barang atau jasa yang bersangkutan.
  3. Pekerjaan untuk proyek percontohan yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/ metoda kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.

Paket lelang jasa konstruksi terdiri dari dokumen lelang dan rancangan kontrak, yang dirinci sebagai berikut:

  1. Surat Undangan untuk Mengikuti Lelang disurat ini dijelaskan pula jadwal kapan jawaban harus diterima, kemungkinan kunjungan ke lokasi proyek, dan lain-lain.
  2. Kerangka Acuan Penjelasan perihal latar belakang proyek, tujuan dan lingkup jasa konstruksi, produk-produk yang harus dihasilkan, dan jangka waktu penyelenggaraan konsultasi.
  3. Ringkasan kriteria Seleksi Dalam dokumen lelang diikutsertakan ringkasan kriteria seleksi agar para peserta memahami aspek yang akan dianalisis berikut nilai atau bobotnya terhadap butir–butir pokok.
  4. Format Proposal hal ini adalah serangkaian pertanyaan dan informasi yang disusun dalam format tertentu. Jawaban dan tanggapan atas pertanyaan tersebut akan menjadi dasar penilaian proposal yang diajukan peserta lelang.
  5. Rancangan Kontrak Disamping dokumen-dokumen tersebut diatas, pada dokumen-dokumen lelang dilampirkan pula rancangan kontrak yang nantinya akan ditandatangani oleh pemenang lelang dan pemakai jasa konsultan. Di lampirkan rancangan kontrak dipaket lelang dimaksudkan agar para peserta berkesempatan mempelajari pasal-pasalnya. Hal ini akan banyak membantu memberikan masukan dalam rangka menyiapkan proposal. (Imam Soeharto, studi kelayakan proyek industri, erlangga, hal 417).

Prosedur dan Proses Pelelangan/ Tender

Proses dan prosedur pelelangan dapat dijelaskan dengan diagram sebagai berikut:

diagram prosedur dan proses pelelangan tender1) Prakwalifikasi

Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang lingkup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi badan-badan/ organisasi seperti konsultan perencana, pengawas maupun pemborong.

Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabarkan seperti: modal kerja, jumlah tenaga ahli, jumlah peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas kerja. Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bidang-bidang keahlian pekerjaan yang dikuasai oleh badan-badan tersebut.

2) Pengumuman Lelang

Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah proyek biasanya memakai iklan di media massa yang ditujukan kepada publik seperti misalnya lewat surat kabar, majalah teknis profesi dan LPSE. Bila proyeknya bersifat internasional, maka iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga lewat bantuan kedutaan asing yang ada.

3) Rapat Penjelasan Pekerjaan

Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka antara para peminat pekerjaan/ calon kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek-proyek pemerintah rapat ini diselenggarakan oleh panitia pelelangan. Pembicaraan berkisar kepada dua bidang yaitu bidang administratif dan bidang teknis proyek.

a) Bidang Administratif

Pada bidang administratif dijelaskan akan persyaratan persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender seandainya terdapat hal hal yang masih meragukan misalnya tentang syarat-syarat pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, NPWP dan lain-lain.

b) Bidang Teknis

Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar-gambar konstruksi yang sulit dimengerti/ dibaca serta kesalahan-kesalahan tulis yang terjadi.

Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan (addendum).

4) Pembukaan Tender

Pada hari yang telah ditentukan, semua calon peserta membawa penawarannya dan dimasukkan ke dalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum tender dibuka.

Pada jam yang telah ditentukan dimana pemasukan surat-surat penawaran dinyatakan ditutup, baru masing-masing amplop penawaran dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.

Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan pemborongan ini diharuskan untuk memberikan jaminan tender (Tender/ Bid-Bond) kepada pemilik. Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyataan bahwa mereka sungguh-sungguh dalam melakukan pekerjaan ini dan bilamana mereka mengundurkan diri, maka jaminan tender tersebut akan masuk ke kantong Pemilik. Besarnya jaminan berkisar 1% – 3% dari biaya total pek fisik proyek.

5) Proyek Evaluasi Tender

Pada proyek-proyek yang besar, kadang-kadang terdapat data penawaran yang meragukan dan umumnya calon kontraktor dimintai keterangan secara tertulis (clarification letters).

Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu beberapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa bermacam-macam caranya dan umumnya cara yang banyak dipakai yaitu dengan cara sistem bobot/ sistem skoring.

Masing-masing aspek dari calon kontraktor diberi nilai misalnya: metode kerjanya, peralatan yang dipakai, kwalifikasi personil yang akan dipakai, bonafiditas perusahaan, harga penawarannya, kelengkapan administrasinya dan lain-lain. Calon kontraktor yang paling banyak mengumpulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai calon pemenang.

6) Penetapan Dan Penunjukan Pemenang

Untuk proyek-proyek pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan menetapkan calon-calon pemenang yang diusulkan kepada instansi yang berwenang, yang kemudian menetapkan pemenangnya.

Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia Pelelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak ada sanggahan atau penolakan atau apabila semua sanggahan telah dijawab maka tugas panitia Pelelangan telah selesai.

Calon peserta yang telah diputuskan untuk memenangkan tender ini oleh panitia evaluasi kemudian diberitahu secara tertulis, dan sifat pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal yaitu:

  • Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
  • Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Let-ter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang.

Penetapan Pemenang Lelang

Selesai membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP), kemudian panitia lelang mengadakan rapat untuk menentukan pemenang lelang. Panitia akan menentapkan calon pemenang lelang yang dianggap akan memberikan keuntungan bagi negara, maksudnya:

a) Calon pemenang lelang dianggap dapat memberikan keuntungan secara finansial pada negara karena menawarkan harga pekerjaan yang berada di bawah pagu dana yang telah ditentukan.

b) Calon pemenang lelang dianggap sebagai perusahan jasa konstruksi yang telah memiliki pengalaman memadai untuk mengerjakan proyek dimaksud, memiliki reputasi baik (tidak termasuk daftar hitam perusahan), memiliki kemampuan keuangan yang memadai, memiliki peralatan yang lengkap dan sebagainya. (Suparyakir, Pelelangan Jasa Konstruksi, hal 20).

Pengumuman Pemenang

Pokja ULP mengumumkan pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) kepada masyarakat di website sebagaimana tercantum dalam LDP dan papan pengumuman resmi yang memuat sekurang – kurangnya:

  1. Nama paket pekerjaan dan nilai total HPS
  2. Nama dan alamat penyedia
  3. Harga penawaran terkoreksi
  4. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  5. Hasil evaluasi pelelangan untuk seluruh peserta yang dievaluasi (Hendra Susanto & Hediana Makmur, Auditing Proyek – Proyek Konstruksi, hal 60)

Sumber Hukum Pelelangan

Pelaksanaan pelelangan di Indonesia diatur oleh keputusan Presiden Republik Indonesia tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Keppres tentang Pelaksanaan APBN). Keppres yang mengatur pengadaan barang dan jasa telah beberapa kali mengalami penyempurnaan, contohnya Keppres No.14 A Tahun 1980, tanggal 14 April 1980 di sempurnakan menjadi Keppres No. 18 Tahun 1981, tanggal 5 Mei 1981. Tahun anggaran 1984/1985 telah dikeluarkan Keppres No.29 Tahun 1984, tanggal 21 April 1984 sebagai pengganti Keppres No.14 A Tahun 1980 dan Keppres No.18 Tahun 1981. Kemudian disempurnakan kembali dengan keluarkannya Keppres No.16 Tahun 1994 dilanjutkan Keppres No.6 Tahun 1999, Keppres No.18 Tahun 2000 dan terbaru Keppres No.80 Tahun 2003. Jika dilihat dari isi dan jiwanya, Keppres 18 Tahun 2000 telah menunjukan sikap reformis yang sejak lama didambakan oleh kalangan industri kontruksi. Salah satunya adalah masalah “kesetaraan” antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Istilah “pemberi tugas” yang bernuansa diskriminatif sudah tidak digunakan lagi dan selanjutnya disebut pengguna jasa, sedangkan untuk konsultan/ kontraktor digunakan istilah “penyedia jasa”.

Dalam salah satu ketentuannya, baik pengguna jasa maupun penyedia jasa dapat terkena sanksi jika menyalahi ketentuannya sehingga tidak ada lagi istilah warga negara kelas 1,2 dan 3. Sikap reformis yang kedua adalah adanya peran yang besar bagi asosiasi (perusahaan atau profesi) untuk melakukan sertifikasi perusahaan atau tenaga ahli yang bergerak di bidangnya. (Wulfram I. Ervianto, manajemen Proyek Konstruksi, hal 52-53).

Setelah mempelajari materi yang diberikan diharapkan mampu dalam pelelangan itu dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, selain tidak merugikan pihak lainya tetapi juga harus mentaati aturan dan rujukan yang berlaku.

Sumber referensi: situstekniksipil.com

Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk rekan-rekan proyek sekalian. Jangan lupa share artikel ini ke yang lain agar ilmunya bisa berkah. Ikuti fanspage blog ini di facebook agar tidak ketinggalan update artikelnya. Sekian dan terima kasih.

TINGGALKAN KOMENTAR

Silakan masukkan komentar anda!
Silakan masukkan nama anda disini