Untuk mendapatkan strategi yang tepat dalam mengatasi kerugian proyek pada kelompok pekerjaan subkontraktor, langkah pertama adalah memetakan penyebabnya. Ternyata terdapat begitu banyak penyebab kerugian kelompok biaya procurement subkontraktor berupa tingginya harga penawaran. Namun lagi-lagi harus berfikir positif bahwa solusi seringkali berada begitu dekat dengan masalahnya sendiri. Banyaknya faktor penyebab ini merupakan potensi yang besar dalam mengatasi kerugian proyek.
Mensubkontraktorkan adalah suatu langkah untuk memastikan biaya, mentransfer risiko (risk transfering) serta mengecilkan kompleksitas proyek. Pada sebagian besar proyek gedung, pekerjaan subkontraktor merupakan kelompok biaya yang terbesar. Kerugian pada kelompok pekerjaan subkontraktor akan berdampak besar pula pada kinerja biaya proyek. Ini menjadikan aspek procurement sebagai pertimbangan dan prioritas utama dalam mengatasi kerugian proyek.
Prinsip strategi procurement dalam rangka mengatasi kerugian proyek dimulai dari mencari penyebab kerugian proyek pada item pekerjaan yang direncanakan untuk disubkontraktorkan. Dengan mengetahui penyebabnya, strategi untuk mengatasi kerugian tentu akan lebih baik. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan, ada beberapa penyebab kerugian proyek berdasarkan aspek procurement yang dibagi dalam beberapa kelompok penyebab, yaitu:
A. Manajerial, Leadership, Teamwork, dan Attitude
- Kepercayaan (Trust) yang belum terjalin dengan baik. Trust akan mengecilkan risiko yang menjadi faktor mark up harga.
- Kurangnya kerja sama yang baik pada pelaksanaan di proyek sebelumnya. Pengalaman kerja sama yang kurang baik akan membuat trauma yang berujung pada faktor mark up harga penawaran.
- Kurangnya kemampuan bidang spesialisasi subkontraktor. Keterbatasan ini akan kemampuan mengevaluasi penawaran menjadi ikut lemah sehingga kemungkinan menemukan peluang menjadi kecil.
- Kemampuan negosiasi yang lemah. Hal ini akan membuat harga penawaran menjadi kurang optimal. Sehingga harga masih agak tinggi.
- Birokrasi yang berbelit-belit. Kondisi ini membuat subkontraktor harus mencadangkan biaya khusus terkait proses administratif.
- Biaya non-teknis subkontraktor yang besar. Adanya unsur biaya pemasaran, fee, ucapan terima kasih, relationship yang ternyata cukup besar di proyek. Kadang dapat mencapai lebih dari 10%.
- Attitude dan mental kerja pelaku procurement yang tidak baik. Adanya pola pikir untuk harus mendapatkan tambahan penghasilan dari fee dan sejenisnya dari subkontraktor membuat adanya biaya tambahan untuk ini.
- Adanya oknum yang mengganggu jalannya proses dan system procurement. Kadangkala ada oknum yang memiliki posisi tertentu yang mempengaruhi proses procurement sedemikian hingga subkontraktor merasa memiliki bargaining position yang tinggi yang berujung pada tidak kompetitifnya harga penawaran subkontraktor.
B. Proses Procurement, kontrak, dan Risiko
- Tingkat kompetisi yang kurang. Kondisi ini membuat subkontraktor enggan menurunkan tingkat keuntungan karena merasa potensi menang masih cukup tinggi tanpa banyak menurunkan keuntungan.
- Kurang baiknya proses komunikasi. Lemahnya komunikasi akan menyebabkan kurang lengkapnya data yang diterima. Hasilnya berupa penawaran yang kurang komprehensif.
- Kesalahan atau kurang optimalnya keputusan “make” or “buy”. Kesalahan ini akan membuat blunder. Keuntungan yang diharapkan akan berbalik menjadi kerugian.
- Kurangnya kreatifitas dalam mencari alternatif spesifikasi atau desain. Alternatif yang terbatas akan membuat variasi penawaran yang juga terbatas. Kemampuan menemukan harga yang paling kompetitif menjadi rendah. Akibatnya peluang mendapatkan harga terbaik berkurang.
- Waktu proses procurement yang terlalu singkat sehingga penawaran harga sifatnya masih kasar. Waktu yang singkat membuat semua proses berjalan tidak baik. Harga penawaran tinggi dan evaluasi yang dilakukan tidak cukup detil.
- Proses procurement tidak dilakukan pada momentum waktu yang tepat. Harga barang cenderung naik namun juga fluktuatif sesuai kondisi pasar. Mendapatkan momentum yang tepat dalam melakukan procurement akan mendapatkan harga yang paling murah, demikian juga sebaliknya.
- Durasi pelaksanaan tidak optimal dan tidak matching dengan master schedule proyek. Semakin panjang durasi pelaksanaan yang disyaratkan akan membuat pos biaya overhead akan semakin besar. Namun, durasi pelaksanaan yang terlalu singkat juga meningkatkan biaya operasional seperti lembur.
- Tingginya tingkat kompleksitas pekerjaan subkontraktor. Kompleksitas yang terlalu tinggi akan membuat organisasi proyek subkontraktor juga semakin besar di samping unsur ketidakpastian dan risiko. Akibatnya biaya overhead dan risk contigency membesar.
- Tingginya unsur ketidakpastian (uncertainty) dalam pelaksanaan bagi subkontraktor. Ketidakpastian akan membuat biaya risk contigency menjadi tinggi.
- Kesalahan menentukan subkontraktor yang tepat. Kesalahan menentukan kontraktor akan menyebabkan harga penawaran yang tinggi sebagai salah satu dampaknya.
- Panjangnya rantai pengadaan material yang dikerjakan oleh subkontraktor. Tiap rantai terdapat biaya tambahan berupa overhead dan keuntungan. Rantai yang panjang akan melipatgandakan unsur biaya tersebut.
- Kesalahan menentukan jenis kontrak subkontraktor. Kontrak sangat krusial dalam alokasi risiko. Salah menempatkan risiko pada pihak yang kurang sesuai membuat biaya risk contigency yang tinggi.
C. Lingkup
- Adanya Hidden cost dan sering terjadinya double cost. Contoh hidden cost adalah kurang lengkapnya data tender yang diberikan kepada subkontraktor yang menyebabkan persepsi lingkup yang berbeda. Dalam pelaksanaannya situasi ini akan menimbulkan konflik yang berujung pada tambahan biaya. Sedangkan contoh double cost adalah dalam tender, subkontraktor diminta untuk mengadakan listrik sendiri. Disisi yang lain di proyek telah terdapat genset. Artinya ada double cost pada pengadaan genset sebagai sumber listrik.
- Adanya ketidakpastian lingkup pekerjaan subkontraktor. Ketidakpastian dalam hal apapun dalam konteks proyek sama dengan biaya. Semakin tinggi ketidakpastian maka semakin tinggi pula biayanya.
- Kurang baiknya kualitas data mengenai lingkup, spesifikasi, gambar, dan dokumen kontrak yang lain. Kondisi ini akan menyebabkan perbedaan persepsi lingkup seperti yang dijelaskan di atas.
D. Pendanaan
- Tingginya biaya akibat cash flow yang negatif. Cash flow negatif akan menyebabkan bunga bank yang menjadi faktor mark up atas harga penawaran.
- Tingginya fee pendanaan via bank. Adanya fee menjadi tambahan biaya pada harga penawaran.
- Ketidakpastian pembayaran dan tidak adanya jaminan atas pembayaran. Ketidakpastian pembayaran membuat asumsi terjelek atas cash flow yang berarti tingginya bunga bank yang harus dicadangkan.
- Reputasi yang kurang baik dalam hal pendanaan. Reputasi yang kurang baik berarti risiko pendanaan. Ada risk contigency yang dicadangkan yang menjadi tambahan biaya pada harga penawaran.
E. Faktor Eksternal
- Ketidakstabilan sosial, politik, ekonomi dan keamanan. Ketidakstabilan pada akhirnya menimbulkan kekhawatiran yang meningkatkan probabilitas terjadinya risiko dan pada akhirnya meningkatkan biaya yang dicadangkan.
- Praktik ekonomi yang merugikan seperti monopoli dan Kartel. Praktik ekonomi yang merugikan secara jelas membuat biaya pengadaan yang tinggi.
- Cuaca buruk dan tidak terprediksi. Cuaca yang tidak pasti atau buruk menyebabkan asumsi produktifitas yang rendah. Ini membuat asumsi jumlah resources yang lebih tinggi yang berarti tambahan biaya.
- Peraturan dan kebijakan pemerintah. Adanya peraturan dan kebijakan baru pemerintah seperti perubahan ketentuan pajak akan membuat harga penawaran lebih tinggi.
- Aturan atau kebiasaan lokal. Adanya aturan dan kebiasaan lokal seperti harus menggunakan sebagian pekerja lokal yang memiliki produktifitas rendah dengan biaya yang tinggi akan mempengaruhi biaya penawaran.
Ternyata terdapat begitu banyak penyebab kerugian kelompok biaya procurement subkontraktor berupa tingginya harga penawaran. Bisa jadi masih ada yang lain yang belum disebutkan dalam daftar di atas. Namun lagi-lagi harus berfikir positif bahwa solusi seringkali berada begitu dekat dengan masalahnya sendiri. Banyaknya faktor penyebab ini merupakan potensi yang besar dalam mengatasi kerugian proyek. Strategi procurement subkontraktor akan bersumber pada banyaknya penyebab kerugian kelompok biaya subkontraktor.
Daftar di atas dapat dijadikan checklist dalam membuat rencana tindak lanjut atau strategi dalam mengurangi kerugian proyek. Potensi yang besar apabila penyebab utama dapat diatasi dan memungkinkan proyek untuk berkinerja biaya jauh lebih baik. Hal ini dapat terjadi apabila masalah atau penyebab kerugian dapat dikonversi menjadi strategi yang dikelola dengan baik.
Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com
Demikian postingan kali ini, semoga membawa manfaat untuk kita semua dalam bidang proyek. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media dan jika ingin mengikuti perbaruan situs ini anda dapat berlangganan pada notifikasi yang muncul saat pertama kali mengakses situs ini. Sekian dan terimakasih atas kunjungannya.
