Fitur-Fitur Penting Strategi Negosiasi

Dalam melaksanakan rangkaian tahap strategi terpilih seperti yang ditulis pada postingan sebelumnya, negosiator dapat menggunakan fitur-fitur tambahan penting hasil rangkuman beberapa referensi. Fitur-fitur tersebut dikelompokkan berdasarkan proses negosiasi yaitu analisis masalah, persiapan, pelaksanaan negosiasi, pengambilan keputusan dan penutupan.

Dengan begitu banyaknya fitur dalam negosiasi, diperlukan suatu checklist terutama bagi pemula yang ingin mulai belajar. Checklist akan berguna untuk melatih dan mempertajam kemampuan negosiasi. Perlu diperhatikan bahwa fitur akan tepat digunakan pada proses dan situasi yang tepat pula. Sehingga perlu diidentifikasi proses atau tahap negosiasi yang sedang berjalan dan kondisi negosiasi yang sedang terjadi.

Berikut adalah matriks hubungan antara tahap proses negosiasi dengan fitur-fitur yang dapat digunakan:

• Menetapkan tujuan negosiator. Telah dijelaskan pada posting sebelumnya.
• Mengenali tujuan lawan. Telah dijelaskan pada posting sebelumnya.
• Analisis Posisi Komparatif. Langkah ini adalah langkah final sebelum strategi dilakukan. Analisis final ini dapat dilanjutkan dengan simulasi-simulasi yang diperlukan. Analisis ini bertujuan untuk menyempurnakan rangkaian tahap strategi yang telah dipilih.
• Analisis strategi lawan. Telah dijelaskan pada posting sebelumnya.
• Analisis motif dan kepribadian lawan. Analisis ini adalah untuk memahami motif dan kepribadian lawan yang berguna dalam mengembangkan strategi yang telah dibuat.
• Analisis gaya negosiasi lawan. Analisis ini bertujuan untuk mengembangkan strategi yang telah dibuat disamping sebagai antisipasi kondisi yang akan terjadi.
• Analisis data/fakta. Analisis ini adalah analisis terhadap data/fakta yang terkait dengan materi yang akan dinegosiasikan atau terhadap materi yang diminta oleh lawan. Analisis ini membantu dalam menggali potensi yang ada dari hasil analisis data/fakta.
• Analisa Win-Lose. Ada empat jenis konsep ini yaitu bargaining, kompromi,win-win, dan win-lose. Setelah mempelajari keseluruhan kondisi terutama tujuan negosiator dan motif lawan, serta kekuatan yang ada, dapat ditentukan konsep mana yang akan dipilih. Pemilihan konsep ini sangat tergantung dengan situasi dan kondisi pada setiap kasus.
• Komparasi dengan kasus serupa. Dengan membandingkan kasus yang sedang dihadapi dengan kasus yang serupa yang terjadi pada orang lain atau diri sendiri, maka akan dapat divalidasi strategi yang telah ditetapkan atau memperbaiki strategi yang dulu diterapkan yang disesuaikan dengan kondisi kasus yang sekarang.
• List strategi-strategi yang mungkin. Setelah mendapatkan prinsip strategi dalam analisis strategi, maka strategi-strategi yang mungkin harus dicatat dan dibuat suatu daftar panjang/long list.
• Analisis dan mengembangkan strategi yang jitu. Dari long list strategy yang kemudian diseleksi dan dikembangkan menjadi rangkaian strategi yang dianggap jitu/short list.
• Kenali dan analisis BATNA. BATNA (Best Alternative to a negotiated Agreement) adalah opsi terbaik sebagai antisipasi jika gagal mencapai kesepakatan.
• Kenali dan perkirakan BATNA lawan. Dengan mengenali BATNA lawan, maka akan diketahui nilai tawar lawan yang akan menjadi tolok ukur untuk mengevaluasi BATNA sendiri.
• Analisis dan respon reputasi lawan. Reputasi berpengaruh besar atas lawan negosiasi. Ada empat jenis reputasi yaitu Pembohong, Keras tapi jujur, lembut dan rasional, memuji-muji. Respon yang baik adalah terhadap pembohong dengan taktik win-lose yang keras, negosiator keras dengan taktik keras terdistribusi, negosiator halus dengan taktik win-win dan berbagi banyak informasi, memuji-muji dengan taktik keras terdistribusi.
• Mengkaji dan Mengelola Risiko. Lakukanlah analisis segala risiko yang mungkin terjadi. Pelajari risiko terjelek dengan dampak terburuk yang mungkin ada sebagai batas bawah toleransi atas risiko yang berpeluang terjadi. Kalkulasikan pengeluaran atas tiap risiko dan identifikasi tindakan risiko yang tepat.
• Bantuan pihak lain atau Tim. Bantuan ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil proses yang lebih baik yang tidak dapat dilakukan sendiri. Pihak lain yang diminta bantuannya haruslah pihak yang dianggap memiliki kemampuan yang ahli di bidangnya. Suatu analisa akan lebih baik dilakukan oleh dua kepala dibandingkan dengan satu kepala. Bantuan pihak lain juga sering dilakukan dalam rangka meningkatkan bargaining position saat negosiasi.
• Menetapkan ruang tawar menawar. Setelah proses negosiasi berjalan dan mendekati kesepakatan, maka keduanya mulai memasuki ruang tawar menawar atau zona peluang kesepakatan (Zone of Possible Agreement/ZOPA).
• Organisir Pokok Pembicaraan. Langkah ini pada dasarnya adalah seni tindakan bagaimana merealisasikan tahap demi tahap proses negosiasi berdasarkan strategi yang telah dipilih. Alur pembicaraan yang baik akan menggiring lawan ke arah yang diinginkan.
• Rencana penawaran pembuka. Rencana ini akan menentukan hasil akhir. Negosiator tidak akan mendapatkan lebih dari yang diminta. Rencana penawaran pembuka ini haruslah dengan sasaran setinggi mungkin karena akan mendapatkan hasil yang lebih baik dari target. Pelajari pula posisi pembuka lawan. Menurut riset, negosiator yang lebih dulu melakukan penawaran pembuka mendapatkan keuntugan karena secara psikologis penawaran pembuka menjadi penentu atau titik referensi, dan penawaran sering membuat lawan memikirkan ulang tuntutan mereka dan menjadi pihak yang mengendalikan ruang penawaran. Namun hati-hati terhadap penawaran pembuka dengan sasaran yang bisa jadi justru terlalu lemah yang akan dinilai oleh lawan menjadi kelemahan negosiator. Angka penawaran pembuka tergantung dari rencana waktu hubungan dengan lawan. Jika direncanakan dalam waktu jangka panjang, sebaiknya angka penawaran dibuka dengan angka yang pantas dan masuk akal. Namun jika hubungan jangka panjang kurang penting, maka dapat dibuka dengan penawaran tinggi dan bermain keras, namun tetap realistis.
• Penggunaan Isu. Berdasarkan prinsip strategi dan kepentingan negosiator, buatlah isu yang mengubah kepentingan yang dapat dipertukarkan dengan prioritas harus, sebaiknya, dan bisa. Perbanyak isu untuk fleksibilitas negosiasi.
• Pemilihan Waktu yang Tepat dan menciptakan momentum. Suatu strategi sangat terkait dengan momentum atau waktu yang tepat. Untuk itu pilihlah waktu yang tepat untuk setiap tahap dari rangkaian strategi yang dilakukan. Keberhasilan tiap strategi akan tinggi jika dilakukan pada waktu yang tepat. Perlu diwaspadai adanya tekanan waktu yang diberikan oleh lawan. Antisipasi dengan trik untuk memperpanjang tenggat waktu.
• Penggunaan Alat bantu. Jika diperlukan, gunakanlah alat bantu yang sesuai untuk lebih meyakinkan dan mendukung strategi yang telah ditetapkan. Alat bantu dapat berupa suatu lembar data/fakta yang tak terbantahkan, foto, kliping media, surat resmi, dan lain-lain. Gunakan alat bantu hanya untuk meyakinkan dan mempengaruhi lawan dalam rangka mendukung strategi yang diterapkan.
• Mengatasi taktik negatif lawan. Antisipasi taktik negatif lawan yang bermaksud agar negosiator menerima kurang dari yang seharusnya diperoleh. Tujuan taknik negatif adalah memanipulasi dan mempengaruhi lawan agar berfikiran bahwa menerima perjanjian tersebut adalah kemungkinan terbaik.
• Permintaan kecil yang banyak. Jika memungkinkan, mintalah permintaan kecil yang banyak karena permintaan kecil umumnya dianggap bernilai kecil yang berpeluang disanggupi oleh lawan. Buatlah lawan tidak sadar adanya beberapa permintaan kecil sebagai antisipasi berkurangnya target dalam negosiasi.
• Menjual fitur tambahan. Menjual fitu tambahan adalah taktik bisnis yang sah. Namun jika negosiator menghadapi taktik ini, maka dapat diantisipasi dengan justru meminta lebih fitur tambahan sebagai syarat untuk mau membeli produk tersebut.
• Netralisir Tekanan Lawan. Dalam proses negosiasi, tak jarang lawan memberi tekanan. Untuk itu perlu diketahui berbagai teknik untuk menentralisir tekanan yang diberikan oleh lawan.
• Strategi Harga Tinggi Lalu Setujui Perlahan. Strategi negosiasi ini dianggap paling banyak berhasil. Negosiator menutup negosiasi dengan lebih banyak kesepakatan dan lawan puas dengan kesepakatan yang terjadi.
• Bertukar konsesi demi keuntungan. Lakukan pertukaran konsesi demi keuntungan. Sebelum mulai bertukar konsesi, mintalah agar semua kebutuhan lawan digelar di meja perundingan dan jelaskan bahwa semua konsesi atas satu isu tertentu adalah syarat untuk mencapai kesepakatan dalam isu lain yang sedang dibahas.
• Menaikkan penawaran/harga. Menaikkan harga termasuk taktik negosiasi yang menekan paling efektif. Namun perlu diperhatikan etika dan situasi yang ada dan tergantung dari motif pengguna taktik.
• Gertakan dan ancaman. Teknik ini dapat dilakukan jika situasi memburuk dan berpotensi deadlock. Namun perlu diperhatikan dan dihitung risiko yang mungkin terjadi. Teknik ini mensyaratkan antisipasi risiko yang matang.
• Mengemas usul. Dalam mengemas usul usahakan dapat menggandakan jumlah variabel isu yang akan dibahas. Setiap tambahan variabel isu akan menghasilkan lebih banyak pilihan yang perlu dikemas. Semakin banyak variabel isu, akan semakin kecil terjadinya kemacetan dan semakin besar peluang terjadinya kesepakatan win-win.
• Usahakan lawan menyampaikan posisi pembuka. Hal ini karena memberikan keuntungan bagi negosiator karena lebih dulu tahu keinginan dan posisi lawan. Banyak orang memberikan informasi yang berlebihan dan terkadang mengungkapkan prioritas mereka, sekaligus menawarkan hal yang sulit. Mereka kadang meminta lebih dari apa yang diharapkan. Tidak perlu tertekan jika melihat perbedaan besar dalam posisi pembuka. Jika terpaksa membuka posisi lebih dulu, maka lakukan dengan penawaran yang tinggi namun realistis dan rasional.
• Penawaran balik. Penawaran balik adalah teknik negosiasi bersaing paling keras. Cocok jika negosiator pada posisi pembeli. Teknik ini diikuti oleh teknik adu domba sesama penjual oleh pembeli.
• Ciptakan suasana nonverbal yang positif. Ini dilakukan dengan cara menciptakan kesan pertama yang positif. Diskusi pembuka menjadi penentu suasana negosiasi selanjutnya. Kadang dalam negosiasi, 90% adalah untuk berdiskusi, berbicara, mendengarkan, dan saling memperhatikan satu dengan lainnya. Suasana diskusi pembuka sering ditentukan oleh sinyal-sinyal nonverbal. Usahakan tidak ada pertentangan antara bahasa tubuh dan ucapan karena orang akan lebih percaya pada bahasa tubuh.
• Mengatasi ketegangan. Saat tegang, yang paling penting adalah pengendalian diri untuk tetap tenang namun awas yang dapat dilakukan dengan cara beristirahat sejenak atau minta break atau alihkan perhatian lawan.Terkadang perjanjian terbaik dihasilkan dari keberanian meninggalkan meja perundingan.
• Pengaruhi dengan Pertanyaan. Pertanyaan adalah alat bantu komunikasi yang paling efektif bagi negosiator. Negosiator harus tahu bagaimana dan kapan mengajukan pertanyaan serta menggunakannya untuk mengendalikan arah dan isi pertemuan, negosiasi, atau penjualan. Negosiator trampil akan mengajukan pertanyaan dua kali lebih banyak dari pada negosiator lainnya. Negosiator yang berhasil akan menggunakan pertanyaan untuk memasukkan idenya ke dalam benak lawan, dan membuat mereka merasa ide itu adalah milik mereka.
• Terjemahkan kata yang tersirat. Pahami kata yang tersirat, namun sebaiknya menghindari penggunaan kata yang tersirat.
• Memberikan sinyal Kemajuan. Sinyal kemajuan adalah suatu milestone penting dalam negosiasi. Ketika proses negosiasi berjalan buntu, maka harus digali dan disampaikan adanya sinyal kemajuan. Sinyal ini menjadi langkah pembuka ke langkah negosiasi berikutnya.
• Memanfaatkan suasana diam. Suasana diam menciptakan tekanan. Sebaiknya ketika suasana diam tidak segera mengisi suasana diam itu. Lawan akan merasa tidak nyaman dan kikuk sehingga mengisi kekosongan yang kadang dengan mengatakan sesuatu yang diharapkan. Suasana diam adalah senjata negosiasi dan sebagai counter bagi penanya yang sulit dijawab atau terlalu menekan.
• Waspadai Kebohongan. Kebohongan adalah penyakit dalam negosiasi yang sudah dikenal luas. Ketahuilah bahwa 28% negosiator berbohong tentang kepentingan bersama selama negosiasi dan 100% negosiator tidak berhasil mengungkapkan suatu masalah atau biasanya akan berbohong jika tidak ditanya langsung tentang masalah itu. Bentuk kebohongan yang umum hasil penelitian adalah terkait harga dasar, kepentingan, niat, dan fakta material. Kebohongan sulit dideteksi. Akurasi yang ada hanya sekitar 45-60%. Dengan latihan akan meningkatkan akurasi ini. Perlu dilihat tanda-tanda kebohongan nonverbal seperti wajah, tubuh, suara, dan kata-kata.
• Waspadai Perangkap Gender. Lawan negosiasi wanita memiliki kelemahan dalam bernegosiasi karena mereka pada dasarnya tidak suka bernegosiasi dan mereka sering bersikap “sangat khawatir”. Kesalahan lain mereka adalah mereka tidak bernegosiasi dan tidak minta lebih. Walaupun data ini tidak dapat digeneralisir.
• Mengamati bahasa tubuh. Seringkali lawan berbohong tentu suatu hal. Sehingga perhatikanlah bahasa tubuhnya. Kadang lawan hanya ingin lebih namun mengatakan belum cukup padahal bahasa tubuh menunjukkan kepuasan atas hasil sementara. Jika bahasa tubuh sudah menunjukkan gejala bahwa lawan sudah terpenuhi, beri tekanan agar segera disepakati.
• Menguji dengan mengajukan usul. Usul perlu dilontarkan ketika ada sinyal positif. Usul bersifat tentatif untuk menuntaskan perbedaan yang terjadi. Usul akan berfungsi untuk fleksibilitas posisi untuk menghapuskan perbedaan menuju kesepakatan.
• Bersikap adil. Dalam negosiasi perlu diperhatikan unsur keadilan dimana apapun kontribusinya setiap orang berhak mendapat bagian yang sesuai dengan kontribusinya dan setiap keuntungan harus dibagi sesuai kebutuhan.
• Membangun kredibilitas dan reputasi. Kredibilitas harus ada pada diri seorang negosiator. Jika pertemuan adalah yang pertama kali, maka tantangan pertama adalah memperkuat kredibilitas. Jika lawan tidak mempercayai fakta yang dikatakan, maka akan mengurangi nilai dari apapun yang disampaikan kemudian. Secara prinsip kredibilitas adalah kepercayaan ditambah keahlian. Sedangkan reputasi akan berpengaruh besar atas cara lawan bernegosiasi.
• Berikan perhatian dan empati. Mendengarkan secara aktif, memberikan perhatian sepenuhnya dan menanggapi apa yang mereka katakan, mereka tidak akan menjadi kaku terhadap anda.
• Menggunakan bahasa yang persuasif dan kata-kata yang menjual. Negosiator yang efektif menggunakan kata-kata asertif. Pembiacara asertif memilih kata-kata yang mengandung kekuatan dan otoritas yang menunjukkan kelebihan posisinya tanpa membuat lawan merasa rendah diri. Kata-kata yang disampaikan juga haruslah kata-kata yang hangat (setuju, dukungan, perhatian, adil, segar, senang, bagus, harapan, dan lain-lain) dan persuasif (mengimbau, senang, lengkap, untung, memperbaiki, uang, dan lain-lain).
• Memperbesar kue. Jika ada pertimbangan hubungan jangka panjang, maka usahakan mencapai kesepakatan win-win untuk memperbesar kue dengan caras identifikasi hal-hal yang dapat dipertukarkan dengan memenuhi kebutuhan kedua belah pihak yang murah bagi negosiator namun bernilai bagi lawan. Adapun hall-hal yang dapat dipertukarkan adalah kepentingan, prinsip, sumberdaya, soal nilai, prediksi, sikap terhadap risiko, dan preferensi waktu.
• Teknik keterbatasan anggaran. Teknik ini akan memaksa lawan berfikir ulang terhadap permintaannya. Teknik ini harus diikuti dengan memberikan keyakinan kepada lawan bahwa negosiator sungguh-sungguh berusaha untuk memenuhi keinginan lawan namun mengalami keterbatasan anggaran yang jika perlu dibuktikan secara nyata.
• Take it or leave it strategy. Strategi ini dapat dilakukan jika menghadapi deadlock. Namun lakukanlah dalam kemasan yang baik dan tetap sisakan jalan untuk membuka kembali pembicaraan tanpa kehilangan muka.
• Menentukan waktu melakukan penutupan. Waktu untuk menutup perundingan dilihat dari bahasa tubuh lawan. Ciri-ciri bahasa tubuh saat siap untuk penutupan antara lain senyuman hangat, tangan tidak terlipat, tubuh condong ke depan, tubuh rileks, jas terbuka, kontak mata langsung, telapak tangan terbuka, kedekatan posisi tubuh, duduk di ujung kursi, mengangguk pada kesepakatan.
• Membuat ringkasan penutup. Ringkasan penutup dibuat dengan membuat ringkasan tentang semua hal yang telah disepakati, menegaskan konsesi yang dibuat, dan memperlihatkan manfaat dari keputusan lawan ketika menyepakati usul.
• Menegaskan hal-hal yang telah disepakati. Jangan pernah meninggalkan meja perundingan hingga telah diperiksa ulang semua pokok dalam perjanjian. Periksa dan cocokkan pemahaman dengan lawan dan tuntaskan masalah interpretasi.

(Rangkuman dan analisis dari Buku ”The Streetsmart Negotiator” by Harry Mills Penerbit PT. Buana Ilmu Populer)

Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com

Sekian postingan kali ini, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa membacanya juga. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih.