Begitu banyak proyek mengalami kebuntuan saat akan dimulai. Kebanyakan Project Manager dihadapkan begitu banyak hal yang menghambat proyek untuk dapat segera dimulai. Sehingga menghabiskan begitu banyak waktu tanpa melakukan apapun atau tanpa progress apapun. Lalu, bagaimana caranya agar proyek dapat dimulai?
Jawabannya cukup sederhana. Segera laksanakan project kick-off meeting untuk membantu mengumpulkan informasi dasar proyek. Kumpulkan pihak-pihak yang terkait. Tujuan utama meeting ini adalah untuk mendefinisikan proyek dan melakukan perencanaan tingkat tinggi yang esensial.
Beberapa agenda yang sebaiknya ada pada kick-off meeting adalah:
- Meeting Objectives: Terkait apa yang ingin dicapai pada akhir meeting.
- Project Objectives: Menentukan apa yang ingin diraih pada akhir proyek.
- Project Approach: Mendefinisikan komponen utama proyek, apa yang diharapkan selama proyek berjalan, metodologi spesifik apa yang harus dilakukan.
- Deliverables: Bicarakan dan diskusikan serta dokumentasikan pencapaian apa yang diharapkan dari proyek. Sedemikian hingga tidak ada misunderstanding terhadap hal-hal yang akan dihasilkan.
- Project Team: Menentukan struktur organisasi proyek, termasuk stakeholder utama, tenaga ahli yang diperlukan, dan lain-lain.
- Roles & Responsibilities: Membuat aturan dan tanggung jawab pada masing-masing anggota tim.
- Change Control: Mendefinisikan proses yang akan digunakan untuk memanage perubahan terutama perubahan lingkup.
- Communication Plan: Mendefinisikan bagaimana komunikasi proyek akan dilakukan, status laporan, frekuensi meeting, dan lainnya.
- Risks: Identifikasi risiko utama proyek. Buatlah risk assesment sederhana pada sesi khusus meeting.
- High-level Requirements: Sangat penting untuk mendefinisikan masing-masing persyaratan yang kemudian diberikan kode dan dinilai dalam bentuk indicator high, medium, low.
- Timeline: Diskusikan timeline tentative untuk proyek. Yakinkan peserta untuk mengetahui timeline tersebut diperlukan untuk memvalidasi detail schedule proyek telah terselesaikan.
Sumber referensi: pmhut
Sekian postingan kali ini, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa mendapatkan manfaatnya. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih atas kunjungannya.
