Beranda Manajemen Proyek Menala Tone Proyek Dengan Kick-off Meeting

Menala Tone Proyek Dengan Kick-off Meeting

99
0
BERBAGI
kick-off meeting
kick-off meeting

Proyek adalah hasil karya dari berbagai disiplin ilmu dan dikerjakan oleh berbagai karakter individu dengan berbagai pola pikirnya yang berbeda-beda serta melibatkan banyak pihak sesuai peran dan tanggung jawabnya. Perbedaan-perbedaan tersebut perlu disatukan sebelum proyek dimulai dengan Kick-off Meeting.

Suatu orkestra symphoni terdiri dari berbagai alat musik yang dimainkan oleh orang yang beda yang dimainkan dengan cara yang berbeda dan waktu yang berbeda sesuai dengan not balok yang ada dan dipimpin oleh seorang konduktor. Namun apapun perbedaan yang ada, harus ada kesamaan nada dasar, irama, kecepatan, not balok yang akan dimainkan, dan lain-lain. Perumpaan proyek cukup mirip dengan permainan orkestra.

Konduktor adalah Project Manager yang harus memimpin orkestra sangat menentukan bagaimana serasinya memainkan suatu symphoni. Untuk itu sebelum suatu symphoni dimainkan, konduktor harus menyamakan tone semua alat musik dan memberi penjelasan kepada para pemain musiknya mengenai symphoni yang akan dimainkan agar menjadi jelas bagi para pemain peran mereka masing-masing. Demikian pula dengan proyek sebagai suatu symphoni. Project Manager harus menjelaskan secara prinsip tentang proyek, bagaimana para pelaku akan bekerja dan tanggung jawabnya, serta menyamakan semangat dan komitmen dalam suatu rapat pendahuluan yang sangat penting, yakni Kick-off Meeting yang pada dasarnya adalah menala tone sebelum orkestra memainkan suatu symphoni.

Kick-off Meeting adalah rapat resmi yang pertama atau di awal proyek yang merupakan meeting terpenting sebagai tanda dimulainya proyek yang dihadiri oleh minimal pihak inti yang terkait dengan proyek dimana sebaiknya tidak lebih dari 15 orang dan harus menjadi meeting prioritas untuk dihadiri. Meeting ini merupakan produk perencanaan penting yang pertama. Meeting ini dapat berlangsung selama 1-2 jam, namun dapat pula hingga 1-2 hari. Tergantung dari kompleksitasnya.

Tujuan Kick-off Meeting adalah untuk klarifikasi dan mempertegas serta memahami tujuan dan objective proyek, aturan main dan tanggung jawab, interdependensi dengan proyek lainnya, komitmen untuk kesuksesan proyek, dan penegasan harapan semua pihak. Tujuan lain adalah sebagai pemberitahuan bahwa proyek telah dimulai dan sebagai “ice-breaker” yang tepat. Meeting ini juga berfungsi sebagai dimulainya proses team-building.

Kick-off Meeting adalah peluang terbaik untuk energize team, mendapatkan komitmen team serta memulai proyek dengan baik, serta pemahaman bersama atas proyek dan prioritas proyek.

Agenda utama meeting ini adalah sebagai berikut:

  • Penetapan organisasi proyek.
  • Perkenalan anggota tim.
  • Penyampaian project overview.
  • Presentasi masing-masing pihak dimana salah satunya adalah penyampaian harapan masing-masing pihak.
  • Sosialisasi dan diskusi misi, tujuan atau sasaran atau objectif proyek.
  • Penegasan lingkup pekerjaan.
  • Pembahasan tanggung jawab anggota tim dan aturan main dalam bentuk SOP atau prosedur.
  • Penjelasan metode pelaksanaan dan peralatan yang akan digunakan.
  • Pembahasan timeline atau schedule dan milestone.
  • Penetapan rencana komunikasi atau pelaporan proyek.
  • Pembahasan risiko-risiko penting yang harus diketahui dan dibahas.
  • Rencana jangka pendek yang harus dilakukan.
  • Pembahasan outstanding syarat dimulainya proyek.

Berdasarkan penjelasan di atas, penting bagi masing-masing pihak yang akan mengikuti meeting ini untuk memahami proyek secara garis besar untuk dibahas terutama terkait dengan syarat kesuksesan proyek. Hal-hal penting yang belum jelas dalam rangka dimulainya proyek seperti kontrak, design, batasan-batasan, syarat-syarat, dan yang lainnya harus diputuskan dalam meeting ini.

Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com

Sekian postingan kali ini, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa membacanya. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here