Beranda Manajemen Proyek Mengganti Lembur Dengan Produktifitas Tinggi

Mengganti Lembur Dengan Produktifitas Tinggi

106
0
BERBAGI
produktifitas
produktifitas

Semakin lama seiring dengan semakin tingginya kompleksitas proyek, pekerjaan karyawan proyek pun semakin lama semakin menumpuk. Kondisi ini sering diperparah dengan langkanya SDM yang berkualitas. Akibatnya waktu kerja dari pagi hingga sore tidak cukup untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Lembur pun menjadi pemandangan yang sudah biasa. Terlebih bagi karyawan industri konstruksi.

Gambaran Produktifitas

Jika tuntutan pekerjaan tidak bisa dielakkan, maka satu-satunya solusi adalah peningkatan produktifitas kerja. Memang agak sulit mengukur produktifitas karena berbeda dan kompleksnya variabel suatu pekerjaan, tapi bisa dengan pendekatan tertentu. Misalnya karyawan A biasanya mengerjakan 2 gambar per hari. Atau karyawan B mampu menyelesaikan 5 perhitungan analisa per hari. Karyawan A dikatakan lebih produktif apabila mampu mengerjakan 3 gambar per hari dengan kualitas yang sama. Atau karyawan B mampu menyelesaikan 7 analisa per hari. Tentu dengan kualitas yang sama. Gambaran mengenai produktifitas dapat dilihat pada ilustrasi di bawah ini:

ilustrasi produktifitas
ilustrasi produktifitas

Jika awalnya karyawan A dan B adalah dalam satu tim yang mampu mengerjakan pekerjaan gambar dan analisa sebanyak 7 item per hari, maka produktifitas awal adalah 7/2 = 3,5 item pekerjaan per hari per orang. Lalu setelah dilakukan peningkatan langkah produktifitas sehingga jumlah item pekerjaan yang dapat dilakukan per hari adalah 10 item, maka produktifitas menjadi 10/2 = 5 item pekerjaan per hari per orang. Produktifitas meningkat.

Produktifitas Tinggi Untuk Mengatasi Lembur

Seperti yang disampaikan sebelumnya bahwa semakin tingginya kompleksitas pekerjaan, berdampak pada semakin banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan. Sebagai contoh adalah pada pekerjaan di proyek. Jika sebelumnya jumlah proyek belum sebanyak sekarang, dimana mendapatkan resources utama terasa cukup gampang seperti semen, besi, kayu, dan lain-lain. Maka sekarang dengan banyaknya proyek sebagai bagian dari percepatan infrastruktur dari pemerintah, maka demand meningkat. Dampaknya material sulit didapatkan dan juga tinggi. Pekerjaan apa yang bertambah? kontraktor harus mencari supplier lain yang resources masih available, proses nego berkali-kali untuk mendapatkan harga lebih murah, melakukan tindakan efisiensi lain agar bisa menutup kerugian dari naiknya harga material, monitoring delivery material lebih ketat, kontrol volume lebih detil dan ketat, dan lain-lain.

Semakin banyaknya kompleksitas proyek, maka semakin bertambahlah jumlah item pekerjaan yang harus dilakukan. Sehingga tak heran, karyawan proyek harus bekerja extra time hingga larut malam. Anehnya hanya sedikit sekali yang sadar bahwa kunci atas masalah ini adalah produktifitas kerja.

Apa Variabel yang Mempengaruhi Produktifitas?

Pertanyaan pentingnya adalah bagaimana meningkatkan produktifitas kerja? Menjawabnya dimulai dari variabel yang mempengaruhi produktifitas kerja itu sendiri yang ada pada gambar di bawah ini:

variabel pengaruh produktivitas
variabel pengaruh produktivitas

Terlihat dari gambar di atas bahwa tiga variabel paling mempengaruhi produktifitas adalah perencanaan, aturan dan prosedur, serta teamwork yang ada dalam kelompok kerja. Sehingga fokus pada tiga variabel di atas adalah hal penting dalam meningkatkan produktifitas kerja.

Kondisi yang ada, sepertinya berkebalikan dengan yang seharusnya. Aspek perencanaan justru adalah aspek yang sepertinya paling lemah. Pengalaman penulis, karyawan konstruksi lebih mengandalkan kemampuan mengatasi masalah ketimbang mengembangkan planning skill. Sedikit sekali yang sekedar mau mencatat item pekerjaan yang harus dilakukan (to-do list) secara periodik dan konsisten. Mereka terpola untuk menunggu perintah/ instruksi atasan. Jika tidak ada instruksi, maka berarti tugas selesai atau tidak ada. Menginduksi dan melatihnya, juga seperti harus punya kesabaran tinggi. Mereka juga terpola masih mengandalkan ingatan untuk seabrek pekerjaan yang cukup kompleks.

Demikian juga dengan prosedur. Bisa dibilang, mereka bekerja nyaris tanpa prosedur dan aturan yang jelas. Adanya prosedur dari perusahaan seperti dianggap sebagai suatu tugas yang harus dilakukan, bukan sebagai suatu guidance agar pekerjaan mereka lebih baik. Jika tidak ada audit, maka prosedur perusahaan cenderung diabaikan. Ketika ada audit, baru bekerja secara SKS (Sistem Kebut Semalam) untuk membuat report prosedur tersebut.

Bagaimana Meningkatkan Produktifitas?

serangkaian langkah untuk lebih produktif
serangkaian langkah untuk lebih produktif

Dengan mengacu pada variabel pengaruh produktifitas, maka langkah-langkah peningkatan produktifitas yang strategis adalah harus mengacu pada variabel tersebut. Berikut ini adalah suatu daftar cara untuk lebih produktif hasil identifikasi penelusuran berbagai referensi.

A. Goal & To-Do List

  1. Rencanakan target (goal) dengan matang.
  2. Sisihkan waktu membuat To-Do List sehari sebelumnya setiap hari.
  3. Kerjakan pekerjaan sulit pada pagi hari dan prioritaskan pekerjaan yang penting-genting.
  4. Menentukan deadline dan melatih diri untuk patuh pada deadline tersebut dan tandai to-do list item yang telah selesai.
  5. Selalu membawa buku kecil untuk mencatat hal penting terkait pekerjaan.

B. Sikap yang Mendukung

  1. Menumbuhkan rasa cinta (Passion) pada pekerjaan.
  2. Fokus dan pantang menyerah.
  3. Tidak menunda pekerjaan. Hilangkan rasa malas.
  4. Menciptakan komunikasi yang efektif.
  5. Rencanakan jadwal istirahat yang berkualitas.

C. Effort Pribadi yang Penting

  1. Bekerja lebih cerdas dan menambah keahlian secara terus menerus.
  2. Tingkatkan kecepatan mengetik dan mengolah data dengan memanfaatkan teknologi dan software.
  3. Manfaatkan waktu lebih baik dengan eliminir gangguan pekerjaan, rapat efektif sesingkat mungkin, dan efektif menggunakan email.
  4. Meja harus selalu rapi. File softcopy harus dikelola baik.
  5. Ukur produktifitas harian dan lakukan evaluasi untuk peningkatan produktifitas.

D. Teamwork

  1. Atasan melakukan 20% pekerjaan yang menghasilkan 80% hasil, sisanya didelegasikan kepada team.
  2. Budayakan rasa tanggung jawab yang tinggi atas target pekerjaan.
  3. Tangkap semua ide-ide berkualitas.
  4. Meminta bantuan anggota team yang lain jika diperlukan.
  5. Menerima kelemahan atau kekurangan anggota team dan berani mengakui kesalahan dan kegagalan sendiri.

E. Dukungan dan Fasilitas

  1. Membuat aturan yang praktis dan mudah dijalankan dan mendorong peningkatan produktifitas.
  2. Mentoring yang sesuai kepada anggota team.
  3. Perangkat kerja dengan teknologi yang memadai dan tersedia tools seperti data base, software, sistem best practice, dan lain-lain.
  4. Lingkungan kerja dan tempat tinggal yang nyaman dan tersedia fasilitas olah raga yang cukup.
  5. Mendukung budaya positive thinking.
  6. Lakukan dengan eustress (stress yang membawa kemajuan).
  7. Memberikan reward yang membangun.

Terdapat begitu banyak cara untuk meningkatkan produktifitas kerja. Semuanya bagus dan berperan. Terlihat pula bahwa peningkatan produktifitas dalam lingkungan kerja adalah suatu rangkaian tindakan yang terintegarasi. Akan sangat baik apabila dilakukan dalam semua aspek. Sebagai langkah awal dapat melakukan pada item langkah yang telah dibuat italic-bolt (16 item) yang terdiri dari 12 langkah pribadi dan 4 langkah dukungan manajemen.

Sebagai benchmarking, berikut ini adalah suatu gambar yang menunjukkan 10 langkah paling besar pengaruhnya dalam meningkatkan produktifitas yang bisa menjadi 10 langkah awal memulai untuk peningkatan produktifitas.

Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com

Sekian postingan kali ini, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa mendapat manfaatnya. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih.

TINGGALKAN KOMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here