Risiko proyek yang tidak dikelola dipastikan akan membuat proyek menjadi gagal dalam segala hal. Mengelola risiko akan memberikan keuntungan yang nyata bagi proyek. Bisa dikatakan bahwa mengelola risiko adalah suatu hal yang mutlak harus dilakukan di proyek. Ada beberapa tips agar proses manajemen risiko dapat berjalan efektif.
Mengelola risiko adalah suatu pengelolaan risiko yang dimulai dari identifikasi risiko secara aktif, lalu menilai tingkat level risiko-risiko tersebut sehingga didapatkan prioritas pengelolaannya, serta menentukan langkah-langkah penanganannya agar risiko dapat ditekan semaksimal-mungkin. Pengelolaan risiko yang baik akan memberikan kepercayaan diri pada tim proyek dalam melaksanakan proyek. Pengelolaan ini akan menghindari adanya kejadian-kejadian tak terduga yang membahayakan proyek.
Namun seringkali proses manajemen risiko ini tidak berjalan dengan efektif di proyek. Anggota tim yang kurang peduli, sistem yang belum sempurna, dan komitmen atau leadership project manager serta pengetahuan mengenai manajemen risiko adalah faktor-faktor yang bisa menjadi penyebab kenapa proses manajemen risiko menjadi tidak efektif di proyek.
Lalu bagaimana caranya agar pelaksanaan manajemen risiko dapat berhasil di proyek? Berikut adalah tips yang dapat dilakukan:
Integrasikan Manajemen Risiko ke dalam Proyek Sejak Awal
Manajemen risiko adalah suatu aktifitas yang harus diintegrasikan ke dalam proses proyek sejak awal. Jika manajemen risiko tidak diaplikasikan pada pendekatan manajemen proyek, maka itu akan membahayakan proyek sendiri dan akan membuat proyek kehilangan keuntungan potensial. Manajemen risiko harus diikut-sertakan dalam setiap proses/ fase proyek mulai dari perencanaan, implementasi, hingga penutupan proyek.
Identifikasi Risiko Seawal Mungkin
Dalam rangka mengelola risiko, langkah pertama kali adalah melakukan identifikasi risiko. Sebaiknya langkah ini dilakukan dengan melibatkan anggota tim untuk membantu mencari ancaman potensial yang dapat menjadi risiko proyek. Anggota tim memiliki keahlian individual khusus, pengetahuan, dan pengalaman yang akan memberikan sudut pandang yang berbeda dalam mencari dan mempersepsikan risiko proyek. Ambil keuntungan pengalaman dan pelajaran dari proyek sebelumnya. Gunakan teknik brainstorming dan interview dalam identifikasi risiko ini. Lihat secara jelas sejak awal mengenai item pekerjaan proyek, dokumen-dokumen seperti kasus bisnis dan project brief yang merupakan sumber yang berguna dalam identifikasi ancaman dan risiko.
Pada proses ini mungkin tim proyek tidak dapat dengan serta merta mendapatkan keseluruhan risiko yang akan terjadi. Tapi paling tidak, dengan melakukan identifikasi risiko tersebut, akan memberikan posisi yang lebih kuat dalam usaha mengendalikan risiko-risiko proyek.
Sampaikan Risiko
Ketika mulai risiko terjadi, kadang-kadang hal tersebut telah diketahui oleh anggota tim namun tidak disampaikan kepada project manager. Ini adalah suatu hal yang penting untuk menciptakan suasana bekerja yang saling mendukung dan komunikasi yang terbuka dalam tim proyek. Terjadinya risiko harus sedini mungkin disampaikan bagi yang mulai mengetahui. Penanganan risiko sejak dini adalah jauh lebih baik. Anggota tim harus menjadi agen pemantau risiko yang aktif dan komunikatif agar risiko dapat ditangani dengan baik. Buatlah risiko dan penanganannya menjadi hal yang terus-menerus melekat pada setiap anggota tim dan selalu dibahas dalam rapat-raapt proyek secara sistematis.
Pahami Bahwa Tidak Semua Risiko adalah Jelek
Adalah penting untuk diingat bahwa risiko tidak semuanya negatif atau jelek. Suatu positif risiko dikenal sebagai suatu kesempatan dan sekali teridentifikasi akan memberikan keuntungan pula bagi proyek. Suatu contoh adalah adanya risiko yang secara kontraktual tidak dapat dikendalikan seperti faktor cuaca. Risiko ini bisa menjadi keuntungan bagi proyek untuk mendapatkan addendum waktu pelaksanaan proyek. Kelangkaan suatu bahan atau material yang merupakan item pekerjaan rugi juga dapat menjadi peluang untuk memperbaiki performance biaya proyek jika dikemas dengan baik.
Yakinkan Bahwa Semua Risiko Telah Dialokasikan
Prinsip mengelola risiko yang paling baik adalah bahwa risiko telah dialokasikan pada pihak yang paling tepat. Risiko tidak boleh diatasi sendiri. Risiko juga tidak bisa dialihkan semua. Risiko harus dianalisa dan didistribusikan tanggung jawab penanganannya pada pihak proyek yang terlibat atau anggota tim yang dianggap paling mampu untuk menerima tanggung jawab mengelola risiko tersebut. Ketidaktepatan alokasi tanggung jawab penanganan risiko pada akhirnya akan percuma dan kembali pada project manager. Sebagai contoh adalah risiko kenaikan harga. Seringkali dialihkan kepada supplier dengan paksa tanpa pertimbangan yang baik. Jika kenaikan harga benar-benar terjadi, biasanya supplier akan mundur, mengganti jenis material dengan yang memiliki spesifikasi yang lebih rendah atau tetap minta kenaikan harga tersebut. Ketika ini sudah terjadi, maka tidak hanya dampak biaya yang akan diderita, tapi juga keterlambatan waktu dan kualitas mutu bahan yang rendah.
Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com
Sekian postingan kali ini, mudah-mudahan bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media agar yang lain bisa mendapatkan ilmunya. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terimakasih.
