Produktifitas adalah kata yang krusial dalam menjalankan organisasi. Produktifitas akan menjadi parameter tim yang efektif. Pada organisasi yang penuh dengan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu yang singkat, menuntut pemahaman dan fokus pada parameter ini. Rendahnya produktifitas akan menyulitkan organisasi dalam mencapai sasaran yang diinginkan bahkan mempengaruhi kepercayaan (trust).
Produktifitas adalah seluruh keluaran barang atau jasa yang dihasilkan, dibagi dengan masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran tadi. Kita ketahui bahwa di proyek konstruksi memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan merupakan fungsi dari waktu yang menuntut organisasi proyek harus bekerja efektif dalam rangka mengendalikannya. Jadi walaupun program telah dibuat, namun jika tim tidak efektif sehingga produktifitas tidak sejalan dengan tuntutan yang ada, maka proyek tidak akan berjalan dengan baik. Lebih jauh, jika produktifitas yang rendah dibiarkan lebih lanjut, akan menyebabkan kompleksitas berubah menjadi masalah yang lebih serius.
Produktifitas akhirnya menjadi parameter penting dalam menilai tim yang efektif. Mengetahui makna produktifitas, mengukurnya, mengetahui penyebab rendahnya produktifitas, dan mendapatkan cara untuk meningkatkan produktifitas adalah pengetahuan yang penting bagi project manager di proyek. Adanya indikasi tidak tercapainya output terhadap target produktifitas harus segera diketahui oleh project manager untuk kemudian ditingkatkan.
Bagaimana cara meningkatkan produktifitas manajemen proyek? Deming memberikan pemikirannya dalam buku “Improvement of Quality and Productivity Through Action by Management” menyebutkan ada 14 cara memperbaiki produktifitas manajemen. Dalam aplikasinya dalam proyek, diberikan penjelasan-penjelasan yang berkorelasi.
Merencanakan untuk masa depan dalam jangka panjang
Ini berarti pemimpin proyek harus memberikan suatu pemikiran mengenai program atau strategi jangka panjang atas apa yang dilakukan oleh timnya. Sebagai contoh adalah dalam rapat-rapat evaluasi proyek, project manager menyampaikan suatu rencana besar atas program review design yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja waktu pelaksanaan. Usahakan anggota betul-betul paham mengenai betapa pentingnya program jangka panjang tersebut dengan menyampaikan peran masing-masing anggota tentunya agar mereka merasa terlibat.
Tidak cepat merasa puas dengan mutu produk
Menumbuhkan semangat atas kualitas akan sangat membantu anggota untuk berimprovisasi dalam mencari cara yang lebih baik dalam mencapai mutu yang lebih baik. Dalam proyek konstruksi seperti yang diketahui bahwa mutu yang jelek akan berdampak menurunnya produktifitas karena harus melakukan perbaikan. Sebagian resources akan terbagi untuk memperbaiki kualitas tersebut.
Membuat pengendalian statistik terhadap proses produksi dan minta kepada pemasok melakukan yang sama
Cara ini mungkin masih jarang dilakukan. Buat dan komunikasikan trend secara statistik untuk memacu anggota untuk bekerja lebih baik. Contoh yang pernah digunakan dalam pengalaman proyek adalah dengan menggunakan regresi atas grafik produktifitas produksi proyek. Di sana akan terlihat apakah regresi akan menghasilkan trend positif atau negatif.
Berhubungan dengan pemasok yang terbaik dan sesedikit mungkin
Memilih pemasok yang terbaik dalam hal ini adalah yang memiliki produktifitas tinggi. Bagaimanapun tingginya produktifitas tim proyek, namun jika tidak didukung oleh pemasok, maka akan terjadi mismatch yang berdampak pada penurunan produktifitas dan ini adalah sebab utama rendahnya produktifitas di proyek yang kompleks akan jumlah dan jenis resources yang diperlukan.
Temukan apakah masalah-masalah terbatas pada bagian-bagian tertentu proses produksi atau berasal dari keseluruhan proses itu sendiri
Terjadinya penurunan produktifitas dapat disebabkan oleh masalah sistem atau masalah yang bukan sistem seperti individu. Memahami penyebab penurunan produktifitas ini penting dalam menentukan langkah dalam memperbaikinya.
Latih para pekerja
Produktifitas sangat terkait dengan keterampilan para pekerja. Semakin tinggi keterampilan pekerja, maka semakin tinggi pula produktifitasnya. Sehingga upayakanlah untuk selalu melakukan pelatihan seperti pelatihan dalam mengatasi kesulitan pekerjaan mereka, pelatihan atas akan dilaksanakannya metode pelaksanaan khusus, dan lain-lain.
Tingkatkan mutu Supervisor
Supervisi atau pelaksana di proyek adalah anggota tim yang bertanggung jawab terhadap produksi di lapangan. Artinya adalah orang yang berada di lini terdepan dalam hal produktifitas produksi. Kemampuan pelaksana dalam hal mengarahkan pekerjaan dan mengatasi persoalan-persoalan produksi sangat tergantung dengan skill yang dimiliki. Sehingga jelas meningkatkan mutu pelaksana akan meningkatkan kemampuannya dalam meningkatkan produktifitas.
Usir rasa takut
Rasa takut dalam proyek mungkin terkait dengan risiko bahaya di proyek. Rasa takut akan ketinggian, atau bahaya yang lain dalam pelaksanaan proyek membuat pekerja enggan atau terlalu berhati-hati dalam bekerja. Perlu dilakukan usaha untuk mengatasi rasa takut ini dengan meningkatkan respon risiko safety yang terjadi.
Dorong departemen-departemen untuk bekerja sama dengan erat ketimbang berkonsentrasi pada divisi atau departemen
Tim proyek tidak boleh terkotak-kotak atas divisinya. Ini seringkali terjadi di proyek. Intensitas interaksi dalam suatu divisi yang berlebihan (tidak berorientasi terhadap produktifitas proyek keseluruhan) akan membuat komunikasi yang lemah dengan divisi yang lain. Kondisi ini harus segera diatasi. Kerja sama antar divisi ibarat rantai komunikasi yang berpengaruh terhadap produktifitas proyek secara keseluruhan.
Jangan menganut hanya tujuan-tujuan numerikal
Tujuan numerikal dalam konteks proyek bisa jadi kinerja biaya. Anggota tim memiliki ekspektasi yang bervariasi. Buatlah tujuan yang bersifat jauh lebih baik seperti nilai tantangan yang ada atau niat yang mulia seperti nilai manfaat atas pekerjaan yang akan dilakukan. Niat yang mulia adalah universal. Sentuhlah para anggota untuk memiliki niat yang mulia.
Tuntut para pekerja untuk melakukan pekerjaan yang bermutu
Pekerjaan yang jelek akan menurunkan produktifitas karena pada akhirnya harus diperbaiki lagi dimana untuk itu akan mengurangi kesediaan resources yang ada. Oleh karena itu, perlu ditanamkan kepada para pekerja untuk bekerja dengan mutu yang tinggi. Dapat dilakukan workshop mengenai cara membuat pekerjaan yang bermutu sesuai target. Perlu diperhatikan bahwa mutu harus sesuai, dalam arti tidak jelek dan tidak pula berlebihan. Membuat pekerjaan dengan mutu yang berlebihan akan menurunkan produktifitas. Ini disebabkan karena butuh waktu yang lebih banyak untuk menghasilkan produk yang bermutu lebih tinggi. Jadi harus sesuai dengan spesifikasi dan target kualitas yang telah ditetapkan.
Latih karyawan untuk memahami metode statistik
Metode statistik yang telah dijelaskan sebelumnya sebaiknya dipahami oleh karyawan. Metode statistik tertentu akan memberikan pemahaman akan nilai produktifitas tertentu pula. Memahami arti metode statistik tertentu akan merangsang anggota tim untuk berusaha untuk melakukan usaha-usaha dalam rangka meningkatkan produktifitas.
Latih karyawan dengan keterampilan-keterampilan baru sewaktu muncul kebutuhannya
Pada suatu pekerjaaan yang membutuhkan keahlian khusus yang belum dimiliki oleh anggota tim, maka mereka harus diberi pelatihan terlebih dahulu untuk mengurangi waktu hilang atas ketidak-pahaman anggota tim dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. Sebaiknya pelatihan diberikan sebelum waktu pekerjaan tersebut harus dikerjakan.
Buat para pucuk pimpinan bertanggung jawab atas pelaksanaan prinsip ini
Dalam proyek, pemahaman mengenai betapa pentingnya arti produktifitas ini harus dipahami dan didukung oleh pada koordinator pelaku proyek seperti pimpro, team leader, project manager, koordinator perencana, subkontraktor, dan yang lainnya. Usahakan mereka merasa ikut bertanggung jawab atas masalah ini agar hambatan produktifitas yang terjadi akan cepat didapat solusinya. Jangan sampai hambatan produktifitas malah menjadi persoalan disfungsional seperti konflik.
Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com
Sekian postingan kali ini, mudah-mudahan bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial media jika dirasa akan bermanfaat untuk orang lain, karena dengan berbagi samalah dengan bersedekah. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih telah berkunjung.
