Kompleksitas proyek ditentukan oleh besarnya organisasi proyek. Disamping itu anggota tim yang terdiri dari berbagai kultur akan meningkatkan kompleksitas. Bagaimana caranya mengelola kompleksitas proyek pada aspek tingkat besarnya tim proyek?
Tim proyek adalah sumber daya yang sangat menentukan dalam pengelolaan proyek. Kesuksesan proyek akan tergantung pada bagaimana tim bekerja dalam melaksanakan proyek. Pada proyek yang besar seringkali terdiri atas tim yang “gemuk” dan terdiri atas berbagai disiplin ilmu serta budaya kerja yang berbeda-beda yang tentu akan memberikan kesulitan dan kerumitan tersendiri dalam penanganannya.
Teknik Mengelola Kompleksitas Proyek
Beberapa teknik yang dapat digunakan beserta aplikasinya di lapangan adalah sebagai berikut:
Establish a core project team and multiple sub-project teams that are small, dedicated full-time to the project, co-located and multi-skilled: Teknik ini adalah dengan membentuk suatu tim inti dalam proyek yang kemudian membentuk tim yang lebih kecil, tim yang terbentuk haruslah tim yang dengan penuh semangat berada di proyek yang ditempatkan dengan keahlian yang banyak dan memadai. Bentuk aplikasinya adalah memilih anggota tim yang tidak hanya berdasarkan keahlian dan pengetahuan, tapi juga karena mereka sangat bergairah dalam menghadapi proyek dan mencapai target dan mencintai pekerjaan yang penuh tantangan dan berada pada lingkungan yang kolaboratif. Mengembangkan dan menggunakan kesepakatan operasi tim. Mengembangkan keahlian leadership tim, dan mendedikasikan usaha untuk mentransisikan kelompok ini menjadi tim yang berperforma tinggi dengan nilai-nilai, keyakinan, dasar budaya yang umum, yang tumbuh dengan cepat. Menghasilkan keahlian pokok sesuai yang diperlukan.
Team Leadership; Delegation and Procedures: Teknik ini dengan kepemimpinan tim yang cenderung berbentuk pendelegasian kepada tim dan membuat prosedur-prosedur penting. Bentuk aplikasi yang bisa dilakukan adalah project manager harus belajar bagaimana mendelegasikan dan memutuskan aturan dan tanggung jawab untuk ditetapkan. Project manager harus menentukan prosedur yang akan distandarisasikan yang lintas tim dan membiarkan yang lain untuk menyesuaikan.
Add Contract Terms for Managing the Contractor Team: Teknik ini adalah dengan membuat atau menambahkan ke dalam klausul kontrak mengenai pengelolaan tim kontraktor atau subkontraktor agar dapat langsung berinteraksi dengan anggota tim kontraktor atau subkontraktor. Bentuknya adalah menggunakan persyaratan dalam kontrak seperti sesi perencanaan bersama, schedule proyek keseluruhan, EVM, hold point pengendalian proyek, fee atas keberhasilan maupun pinalty. Dokumentasikan dan komunikasikan harapan tersebut dan berikan kriteria evaluasi yang jelas.
Turn Virtual team Into A Strategic Advantage: bentuk aplikasi di lapangan adalah dalam masa pembentukan atau masa krisis, sesi tatap muka sangat diperlukan. Jika hal tersebut tidak memungkinkan, selalulah untuk terus berhubungan melalui semua bentuk media komunikasi elektronik yang ada, dalam memelihara suatu komunikasi tertulis yang memadai dan proses formal.
Practice the Art of Collaboration: teknik ini adalah dengan mempraktikkan dengan sungguh-sungguh segala hal yang menunjang kolaborasi yang baik dalam tim. Bentuk aplikasinya adalah dengan melibatkan semua anggota tim inti dalam proses perencanaan dan menemukan umpan balik yang sering. Mantapkan semua alat komunikasi yang memadai dalam rangka menjamin kolaborasi dan distribusi dokumen proyek.
Referensi: “Introduction the Project Complexity Model, A new Approach to Diagnosing and Managing Projects” by Kathleen B. Hass, PMP, Published in PM World Today – August 2007, Vol. IX, Issue VIII.
Sumber referensi: manajemenproyekindonesia.com
Sekian postingan kali ini, semoga bisa bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa share artikel ini ke sosial agar yang lain dapat mengetahui informasi ini. Untuk mengikuti perbaruan konten situs ini, silahkan berlangganan melalui notifikasi yang muncul saat mengakses situs ini. Sekian dan terima kasih telah berkunjung.
